Obwohl VBA nicht für die Dokumentenerstellung konzipiert wurde, nutzen viele Menschen es genau für diesen Zweck. Das liegt daran, dass VBA normalerweise in die Microsoft Office-Anwendungen integriert ist, über die die Nutzer bereits verfügen, und dass sie oft keine Software kennen, die speziell für die Dokumentenerstellung entwickelt wurde, wie beispielsweise HotDocs. Da HotDocs speziell für die Dokumentenerstellung entwickelt wurde, verfügt es über inhärente Merkmale und Funktionen, die den Prozess der Erstellung hochwertiger Dokumente wesentlich effizienter machen als VBA.
Dokumentenerstellung und Ölgemälde
Um diesen Punkt zu veranschaulichen, möchte ich eines meiner Lieblingshobbys vorstellen: die Ölmalerei. Der allgemeine Ablauf beim Malen ist ganz einfach: Man holt die Palette, die Farben, die Pinsel und die Leinwand hervor, drückt die benötigten Farben auf die Palette und schon kann es losgehen! Aber stellen Sie sich vor, wie schwierig und zeitaufwendig dieser Vorgang wäre, wenn Sie nicht über die grundlegenden Materialien verfügen würden und alles selbst herstellen müssten. Man müsste Pigmente mahlen und die Farben von Grund auf mischen, einen Keilrahmen bauen (wofür man Holz, Nägel, einen Hammer, eine Gehrungsklemme, eine Gehrungssäge usw. benötigt), die Leinwand aufspannen, Gesso zur Grundierung der Leinwand herstellen und dann irgendwie einen Pinsel basteln. Es würde Tage oder sogar Wochen dauern, bis man überhaupt mit dem Malen beginnen könnte.
Wenn Malen nur ein Hobby ist, mag diese Vorgehensweise in Ordnung sein (man lernt dabei sicherlich das eine oder andere), aber wenn Malen Teil Ihres Geschäftsprozesses ist, möchten Sie sicherlich keine Zeit, kein Geld und keine Ressourcen für solche Dinge verschwenden. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass die von Ihnen selbst hergestellten Materialien die gleiche Qualität haben wie die aus einem Kunstfachgeschäft, die von Fachleuten hergestellt wurden, die Jahre damit verbracht haben, ihre Produkte zu innovieren und zu verfeinern.
VBA vs. HotDocs
Um nun auf die Diskussion über VBA und HotDocs zurückzukommen: Die Wahrheit ist, dass VBA für diejenigen von uns, die keine Programmierer sind, sehr schwierig zu verwenden sein kann, da es sich um eine vollständige Programmierumgebung handelt und somit in den Bereich professioneller Softwareentwickler fällt. Außerdem enthält es nicht die umfangreichen Funktionen, die für die Dokumentenerstellung auf Unternehmensebene erforderlich sind. Im Grunde genommen ist die Verwendung von VBA für die Dokumentenerstellung wie die Herstellung eigener Malutensilien – es ist schwierig und nimmt viel mehr Zeit in Anspruch als nötig.
HotDocs hingegen ist wie der Kauf von Farben und anderen Materialien in einem Geschäft. Es bietet ein Framework und integrierte Funktionen, die die Verwendung vereinfachen (auch wenn Sie kein Programmierer sind), aber auch leistungsstark genug sind, um hochkomplexe Dokumente zu erstellen, während es gleichzeitig flexibel und vollständig anpassbar bleibt. Auch hier gilt wieder: Es ist wie Malen. Selbst wenn Sie vorgefertigte Ölfarben verwenden, haben Sie die Freiheit, diese auf der Leinwand nach Belieben zu manipulieren. Sie können mit den Farben einfache Formen erstellen oder ein kompliziertes und detailliertes Porträtmalen. Sie können die reinen Farben direkt aus der Tube verwenden oder sie durch Mischen komplizieren. Die HotDocs-Software ist insofern ähnlich, als Sie Vorlagen erstellen können, die so einfach oder komplex sind, wie Sie sie benötigen – sei es die automatische Einfügung einfacher Variablen wie Namen und Daten oder die Erstellung hochkomplexer, rechnerischer Variablen, wie sie beispielsweise in Kreditverträgen erforderlich sind.
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie eine Leinwand erstellen und Farben von Grund auf mischen möchten, verwenden Sie VBA. Wenn Sie fertige Werkzeuge wünschen, mit denen Sie sofort mit dem Auftragen von Farbe auf eine Leinwand beginnen können, verwenden Sie HotDocs.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
