Es ist einfacher, diese Frage definitiv zu beantworten, wenn Sie Ihre Personalleiter, Ziele, Ihr Budget und Ihre Organisation kennen. Wir arbeiten jedoch täglich mit HR-Fachleuten zusammen und haben einige Trends festgestellt, die zu einem besseren Personalmanagement, mehr Mitarbeiterengagement und mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz führen.
In diesem Blog werden wir nur einen kleinen Teil dessen behandeln, wie Ihre Personalabteilung aussehen "sollte" und wie Sie sie von Grund auf aufbauen können.
Was ist Humanressourcen?
Die Personalabteilung, auch HR genannt, ist eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens, die sich mit der Verwaltung der Belegschaft befasst. Sie ist zuständig für die Anwerbung und Einstellung von Mitarbeitern, die Verwaltung von Sozialleistungen und Vergütungspaketen, die Entwicklung von Schulungsprogrammen zur Verbesserung der Mitarbeiterfähigkeiten, die Überwachung von Leistungsbewertungen und den Umgang mit Problemen oder Konflikten am Arbeitsplatz. Darüber hinaus sind sie unter anderem für die Verwaltung von HR-KPIs und metrischen Zielen sowie für die Mitarbeiterbeziehungen zuständig.
Das Hauptziel der Personalabteilung ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter hat, um seine Ziele zu erreichen. Dazu gehört die Suche nach Spitzenkräften aus verschiedenen Quellen wie Stellenausschreibungen oder Personalvermittlungsagenturen, die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter die gleichen Ziele verfolgen, der Aufbau einer Unternehmenskultur, die Personalberichterstattung und die Aufnahme neuer Mitarbeiter.
Die Personalabteilung spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer positiven Unternehmenskultur, die Teamwork und Zusammenarbeit fördert. Durch die Schaffung von Richtlinien, die Vielfalt und Integration fördern, trägt die Personalabteilung zur Schaffung eines Arbeitsumfelds bei, in dem sich alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Hintergrund oder ihrer Erfahrung wertgeschätzt fühlen. Die Personalabteilung beeinflusst die Erfahrungen der Mitarbeiter und die Mitarbeiterbindung für das gesamte Unternehmen, von den jüngsten Mitarbeitern bis hin zu den Führungskräften.
Personalabteilungen sind für die Einhaltung von Gesetzen im Zusammenhang mit Beschäftigungspraktiken verantwortlich, z. B. von Diskriminierungsgesetzen und Arbeitsvorschriften. Sie arbeiten eng mit den Rechtsabteilungen zusammen, um Richtlinien zu entwickeln, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer schützen und gleichzeitig Fairness am Arbeitsplatz fördern.
Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr HR-Initiativen, HR-Personal und HR-Verantwortung wird es geben.
Arten von Rollen im Personalwesen
Die Personalabteilung ist eine wichtige Abteilung in jedem Unternehmen und umfasst verschiedene Aufgaben. Das HR-Team kümmert sich um die Beziehungen zu den Mitarbeitern, die Personalbeschaffung, die Aus- und Weiterbildung, die Verwaltung von Gehältern und Sozialleistungen sowie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften.
Eine der wichtigsten Positionen in der Personalabteilung ist der HR-Generalist, der ein breites Spektrum an Aufgaben wahrnimmt, z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Führung von Personalakten (z. B. I-9-Verwaltung) und die Durchführung von Leistungsbeurteilungen. Ein Rekrutierungsspezialist ermittelt den Talentbedarf innerhalb des Unternehmens, um qualifizierte Bewerber für offene Stellen zu gewinnen. Dieser Personenkreis würde mit Trakstar Perform oder Trakstar Hire arbeiten.
Der Training Manager schafft eine praktische Lernerfahrung für die Mitarbeiter, um ihre Fähigkeiten durch Workshops oder Online-Kurse zu entwickeln. Er arbeitet innerhalb der Trakstar Learn Software und hilft bei Schulungen zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung, beim Onboarding (z. B. bei der Durchführung von Schulungen zum Mitarbeiterhandbuch) oder bei unternehmensweiten Schulungen, die durchgeführt werden müssen.
Eine weitere wichtige Rolle in der Personalabteilung ist der Employee Relations Manager, der für die Lösung von Konflikten zwischen Management und Mitarbeitern zuständig ist und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zum Verhalten am Arbeitsplatz sicherstellt. Sie können bei der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu bestimmten Themen behilflich sein, oder sie sind diejenigen, die während der Leistungsbeurteilungssaison 360°-Bewertungen für Manager beantragen.
Ein HR-Analyst sammelt Daten über Einstellungstrends in verschiedenen Abteilungen, um fundierte Entscheidungen über die Personalplanung zu treffen. Diese Person würde mit der Analysesoftware arbeiten, ähnlich wie Trakstar Insights, einem integrierten Dashboard in jedem der Trakstar-Produkte.
Das Verständnis der verschiedenen Arten von Rollen innerhalb der Personalabteilung kann Organisationen helfen, ihre Abteilungen effektiv zu strukturieren und gleichzeitig eine bessere Organisationskultur durch effizientes Management der Personalprozesse zu fördern.
HR für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen haben besondere Bedürfnisse, wenn es um die Personalabteilung geht. In der Regel gibt es nur wenige Mitarbeiter, so dass die Personalabteilung vielleicht nur aus einer Person besteht oder sogar ganz ausgelagert ist. Unabhängig von der Größe sollte jedoch jedes Unternehmen das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, um eine positive Arbeitsplatzkultur zu erhalten.
In kleineren Unternehmen ist die Personalabteilung oft für alles zuständig, von der Einstellung über die Verwaltung von Sozialleistungen bis hin zur Einhaltung der Arbeitsgesetze. Dies erfordert einen Tausendsassa-Ansatz und die Fähigkeit, sich schnell anzupassen, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern.
Ein wichtiger Aspekt der Personalarbeit für kleine Unternehmen ist die Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren, die mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen können. Außerdem ist es wichtig, über die arbeitsrechtlichen Vorschriften auf Landes- und Bundesebene auf dem Laufenden zu bleiben.
Eine weitere Herausforderung, mit der kleinere Unternehmen konfrontiert sind, besteht darin, die Bemühungen um Vielfalt und Integration mit begrenzten Ressourcen zu bewältigen. Während größere Unternehmen vielleicht über spezielle Diversity-Beauftragte oder ganze Teams verfügen, die sich diesen Initiativen widmen, müssen kleine Unternehmen kreative Wege finden, um ein integratives Umfeld zu fördern, ohne die Bank zu sprengen.
Auch wenn die Aufgaben eines Personalverantwortlichen in einem kleinen Unternehmen je nach Unternehmensgröße und Branche sehr unterschiedlich sein können, sind das Engagement der Mitarbeiter und die Einhaltung von Vorschriften stets entscheidende Komponenten für den Erfolg.
Mittelständisches Unternehmen Personalabteilung
Mittelständische Unternehmen haben im Vergleich zu kleinen Unternehmen eine komplexere Personalabteilung. Sie benötigen in der Regel spezialisierte HR-Funktionen wie Rekrutierungsspezialisten, Employee Relations Manager und Talententwicklungsbeauftragte.
Neben diesen spezialisierten Funktionen benötigen mittelständische Unternehmen möglicherweise auch mehrere Generalisten, die sich täglich mit verschiedenen Aspekten der Personalabteilung befassen. Diese Generalisten können für die Verwaltung der Sozialleistungen, die Personalplanung und die Einhaltung der staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze zuständig sein.
Ein wichtiger Aspekt der Personalarbeit in mittelständischen Unternehmen ist die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen und gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Dies erfordert eine wirksame Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern, damit sich alle über die Unternehmensziele im Klaren sind.
Personalabteilung in großen Unternehmen
In einem großen Unternehmen spielt die Personalabteilung eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter engagiert und produktiv sind. Bei potenziell Tausenden von Mitarbeitern ist es wichtig, dass die Personalabteilung über optimierte Prozesse verfügt, um Aufgaben wie Onboarding, Leistungsmanagement und Verwaltung von Sozialleistungen zu bewältigen.
Ein wichtiger Aspekt der Personalarbeit in großen Unternehmen ist die Talentakquise. Die Rekrutierung von Spitzentalenten kann eine Herausforderung sein, wenn man mit anderen Unternehmen um qualifizierte Mitarbeiter konkurriert. Das HR-Team muss eng mit den Personalverantwortlichen zusammenarbeiten, um Stellenbeschreibungen zu erstellen, die für Spitzenkandidaten attraktiv sind, und gründliche Vorstellungsgespräche führen, um sicherzustellen, dass sie die am besten geeignete Person einstellen.
Eine weitere wichtige Aufgabe der Personalabteilung ist die Aus- und Weiterbildung. Große Unternehmen haben oft eine vielfältige Belegschaft mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen. Es ist Aufgabe des HR-Teams, fortlaufende Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten, die den Mitarbeitern helfen, ihre Fähigkeiten zu entwickeln, sich zu engagieren und einen effektiveren Beitrag zu leisten.
Vergütung und Sozialleistungen sind ebenfalls wichtige Bereiche, in denen sich die Personalabteilungen großer Unternehmen auszeichnen. Bei einer Vielzahl von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Ländern ist es wichtig, dass sie wettbewerbsfähige Gehaltspakete und umfassende Leistungsprogramme anbieten, die speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten sind.
Wie viele Mitarbeiter sollte die Personalabteilung haben?
Die Anzahl der Mitarbeiter in der Personalabteilung hängt weitgehend von der Größe und dem Bedarf Ihres Unternehmens ab. Für kleine Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten können ein oder zwei Personalfachleute ausreichen. Sie können sich um alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung kümmern, von der Einstellung bis zur Gehaltsabrechnung.
Mittelgroße Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern benötigen möglicherweise ein Team von HR-Spezialisten, darunter Personalvermittler, Sachbearbeiter für Sozialleistungen und Schulungskoordinatoren. Das Team muss eng zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
In großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern gibt es möglicherweise eine ganze Abteilung, die sich ausschließlich mit der Personalverwaltung befasst. Dazu gehören mehrere Teams und Abteilungen, z. B. für Talentakquise, Vergütung und Sozialleistungen, Mitarbeiterbeziehungen, Schulung und Entwicklung.
Was die Berechnung des Verhältnisses anbelangt, so variiert die Anzahl der pro Mitarbeiter erforderlichen HR-Mitarbeiter je nach Branchenstandard, liegt aber in der Regel zwischen 1:100 und 1:250, je nach Komplexität der Aufgaben und der organisatorischen Prozesse, die mit der Verwaltung des Humankapitals verbunden sind.
Personalwesen vs. PeopleOps
Human Resources und PeopleOps sind zwei Begriffe, die oft austauschbar verwendet werden, aber sie haben ihre eigenen deutlichen Unterschiede. Der Hauptunterschied zwischen HR und PeopleOps ist der Schwerpunkt der jeweiligen Rolle.
Die Personalabteilung konzentriert sich auf die traditionellen Aufgaben des Personalmanagements wie Personalbeschaffung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement und Einhaltung von Gesetzen. PeopleOps hingegen hat einen eher zukunftsorientierten Ansatz und konzentriert sich hauptsächlich auf die Schaffung eines Umfelds, in dem sich die Mitarbeiter entfalten können.
PeopleOps zielt darauf ab, eine Kultur des Engagements zu schaffen, indem es die Kommunikationskanäle innerhalb des Unternehmens verbessert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit einem Schwerpunkt auf der Work-Life-Balance betont. Dazu gehört auch die Förderung einer integrativen Arbeitsplatzkultur, die Vielfalt und Inklusivität bei der Einstellung von Mitarbeitern schätzt.
Während die Personalabteilung reaktiv auf Probleme oder Fragen im Zusammenhang mit Mitarbeitern oder Arbeitsprozessen reagiert, verfolgt PeopleOps einen proaktiven Ansatz, um Herausforderungen zu erkennen, bevor sie entstehen, und um Präventivmaßnahmen effizient umzusetzen.
Obwohl sich die Zuständigkeiten von Human Resources (HR) und People Operations (PeopleOps) in Bezug auf das Personalmanagement teilweise überschneiden, unterscheiden sie sich letztlich in ihren grundlegenden Ansätzen für ein effektives Personalmanagement zur Steigerung des Unternehmenswachstums.
Braucht Ihre Personalabteilung Hilfe?
Die Personalabteilung ist ein wesentlicher Aspekt jeder Organisation. Von kleinen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen kann ein gut strukturiertes und effizientes HR-Team zu einem besseren Mitarbeiterengagement, höherer Produktivität und niedrigeren Fluktuationsraten führen.
Der Umfang und die Hierarchie Ihrer Personalabteilung hängen von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Größe Ihres Unternehmens, der Art der Branche, den Budgeteinschränkungen und vielem mehr. Die Bewertung dieser Faktoren ist entscheidend, bevor Sie sich für die geeignete Struktur Ihrer Personalabteilung entscheiden.
Auch die Personalabteilungen sollten sich dem Wandel der Zeit anpassen, indem sie neue Ideen in Erwägung ziehen, die einer sich wandelnden Belegschaft gerecht werden. So ist beispielsweise der Sommer am Arbeitsplatz in letzter Zeit zu einem beliebten Thema geworden. Viele Unternehmen führen Sommerfreitage oder Veranstaltungen im Freien ein, um das Engagement der Mitarbeiter in den heißen Monaten zu fördern.
Es ist wichtig, sich nicht nur auf die traditionellen Rollen innerhalb eines HR-Teams zu konzentrieren, sondern auch neuere Konzepte wie PeopleOps in Betracht zu ziehen, die für bestimmte Organisationen besser geeignet sein könnten. Wenn Sie mit den Branchentrends Schritt halten und sich gleichzeitig auf Wachstumschancen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes konzentrieren, schaffen Sie eine erfolgreiche Strategie!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
