Wie Sie schon heute Workflow-Analysen nutzen können, um Engpässe zu beseitigen, neue Trends zu erkennen und zu überwachen und über Ihre Ergebnisse zu berichten.
Wann immer ein manueller, sich wiederholender Prozess mit einem Sternchen versehen wird - gestrafft, optimiert und in einen automatisierten Workflow-Prozess überführt -, profitiert das Unternehmen nicht nur von neuen Effizienzen, sondern auch von neuen Arten von Daten, die plötzlich verfügbar werden. Diese Daten werden an zwei Stellen gesammelt: innerhalb des Arbeitsablauf selbst und aus den Metadaten, die an den Workflow gebunden sind. Beide sind entscheidend für Ihre Business Intelligence.
Es gibt drei wichtige Möglichkeiten, wie Sie die Workflow-Analyse schon heute nutzen können, um die Zusammenarbeit zu optimieren und Ihre Ergebnisse zu verbessern. Doch zunächst ein kleiner Einblick, wie die Workflow-Automatisierung überhaupt zu einer prozessbegleitenden Analyse führt.
Wie sammelt die Workflow-Automatisierung Business Intelligence?
Bei der Workflow-Automatisierung werden zwei wichtige Datenkategorien erfasst:
1. Benutzerbasierte Analyse: Mit jeder Dropdown-Option, jedem Kontrollkästchen und jedem Feld zum Anfordern zusätzlicher Informationen erfahren Sie genau, was für die Benutzer in Ihrem Arbeitsablauf funktioniert. Wenn Sie z. B. viele Verträge erstellen, kann es hilfreich sein zu wissen, welche Klauseln häufiger verwendet werden als andere und wie oft Sie verhandeln. Anhand dieser Informationen, die in Ihrem Automatisierungstool gespeichert sind, können Sie den Workflow iterieren, um Ihre Standardvorlagen zu verbessern und das Redlining zu reduzieren. Oder, allgemeiner ausgedrückt, Sie können herausfinden, welche Aktionen Ihre Benutzer am häufigsten durchführen, um Hindernisse zu beseitigen und die Effizienz zu steigern.
2. Prozessgestützte Analyse: Unabhängig davon, wie jemand eine Aufgabe in Ihrem Workflow-Prozess erledigt, sammeln Sie Informationen über die Zeit, die für die einzelnen Schritte benötigt wird. Wenn Sie alle diese Daten an einem Ort haben, zeigt Ihnen die Analyse, dass einer Ihrer Schritte in einem Genehmigungsprozess 40 % länger dauert als die anderen drei Schritte. Mit diesen Informationen können Sie herausfinden, was vor sich geht, und entsprechende Anpassungen vornehmen.
3 Möglichkeiten zur Nutzung von Workflow-Analysen
Zuallererst ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre Plattform zur Workflow-Automatisierung wirklich no-code ist. Die besten Workflow-Plattformen erfordern keine Kodierung Die besten Workflow-Plattformen erfordern keine Programmierung, um Ihrer Abteilung hochwertige Geschäftsinformationen zu liefern, sondern ermöglichen es Benutzern auf jeder Ebene des Unternehmens, Werkzeuge per Drag-and-Drop zu verschieben, jeden Prozess zu visualisieren und die Ergebnisse zu verfolgen und auszuwerten.
Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten, wie Sie die Workflow-Analyse schon heute nutzen können:
1. Nutzen Sie Datenvisualisierungen, um Ihren Erfolg zu verfolgen und zu belegen
Mit einem robusten Reporting-Tool in Ihrer Workflow-Plattform können Sie Workflow-Daten verbinden und analysieren, Daten und Workflow-Leistung durch interaktive Dashboards visualisieren und nahezu in Echtzeit Einblicke in die Geschäftsabläufe gewinnen. Sie können mühelos Tortendiagramme, Balkendiagramme und andere anklickbare Grafiken erstellen und anpassen, um zu sehen, was funktioniert (und was verbessert werden kann), und dies effektiv mit den wichtigsten Interessengruppen teilen. Zugängliche Daten machen es einfacher, den ROI und den Wert Ihrer Workflow-Automatisierungsplattform nachzuweisen. Anstatt Ihren Stakeholdern eine datenlastige Excel-Tabelle zu schicken, sollten Sie einfache und umsetzbare Workflow-Diagramme in Präsentationen für Mitarbeiter und Führungskräfte einbeziehen, um die Akzeptanz und Begeisterung zu fördern.
2. Beseitigung von Engpässen
Workflow-Analysen geben Ihnen einen Einblick in Ihre Prozesse aus der Vogelperspektive, so dass Sie sehen können, welche Arten von Anfragen durchgehen und welche sich stapeln - und wo. Wenn es eine bestimmte Stelle im Arbeitsablauf gibt, die im Durchschnitt ein paar Tage länger dauert als erwartet, können Sie die Details genauer untersuchen: Handelt es sich um einen Triage-Schritt, bei dem nicht genügend Mitarbeiter an Deck sind? Wenn ja, könnten Sie die Triage automatisieren? Oder gibt es eine Möglichkeit, die Formulierungen zu entfernen, die dazu führen, dass eine Klausel im Redlining-Prozess hängen bleibt, und die Ihr Rechtsteam ausbügeln kann? Diese Art von Einblick hilft, bessere Entscheidungen über die Verteilung der Arbeitslast, den Personalbedarf, unnötige Schritte und vieles mehr zu treffen.
3. Neue Trends finden und beobachten
Manchmal kommen die besten Informationen aus den Daten, nach denen man nicht sucht, sondern die man entdeckt, wenn die Daten visualisiert werden. Mit visuellen Diagrammen und Zahlen, die aufzeigen, wie lange jeder Prozess dauert, und die mit einem Klick jeden Prozessschritt aufschlüsseln, können die Beteiligten leicht Trends und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. So fällt Ihnen vielleicht nicht auf, dass die Überprüfungszeit in Ihrem NDA-Workflow innerhalb von sechs Wochen um 30 % gestiegen ist - aber mit einem visuellen Dashboard lässt sich eine wachsende Zykluszeit leicht erkennen, so dass Sie der Ursache auf den Grund gehen und das Problem angehen können, bevor es sich auf das Geschäft auswirkt. Mit anderen Worten: Die Datenvisualisierung gibt Ihnen die Möglichkeit, auf einen Blick Trends zu erkennen, die vor der Überwachung der riesigen Datenmengen, die jeder Prozess automatisch sammelt, nicht sichtbar waren.
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