Workflow der Woche: Automatisierung der Verwaltung von geistigem Eigentum (IP)
Vereinfachen und beschleunigen Sie die Schritte zum Schutz und zur Verwaltung von Rechten an geistigem Eigentum wie Patenten, Marken, Urheberrechten und Geschäftsgeheimnissen.
Der Schutz von geistigem Eigentum wie technologischen Errungenschaften, kreativen Werken oder Patenten erfordert Liebe zum Detail und eine mehrstufige Prüfung. Anträge auf geistiges Eigentum sind zeitaufwändig, und Verzögerungen können sich auf das Endergebnis auswirken, da jeder (manuelle) Berührungspunkt zu Zeitverlust und möglichen Fehlern führen kann.
Um jedoch zu verstehen, wo genau der Workflow ansetzen kann, um den Rechtsteams Zeit zu sparen, werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf den IP-Antrags- und Genehmigungsprozess.
Wie sieht der (manuelle) Prozess der Verwaltung des geistigen Eigentums aus?
Der Prozess des geistigen Eigentums (IP) umfasst, wenn er manuell durchgeführt wird, mehrere Schritte und Eskalationen:
Aufnahme beantragen: Erfassen Sie eine IP-Anfrage von einem Erfinder, Schöpfer oder relevanten Interessenvertreter über ein Formular, eine E-Mail oder ein internes Ticketingsystem.
Dokumentation und Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Sammeln Sie relevante Details wie Daten, Beschreibungen und Skizzen, die als Eigentumsnachweis dienen und zukünftige Bemühungen zum Schutz des geistigen Eigentums unterstützen.
IP-Suche und -Analyse: Bestimmen Sie die Neuheit, Durchführbarkeit und den potenziellen Wert von Erfindungen oder kreativen Arbeiten. Dies kann die Suche nach bestehenden Patenten, Marken, Urheberrechten und anderen relevanten Datenbanken beinhalten, um die Wahrscheinlichkeit des Schutzes von geistigem Eigentum zu beurteilen.
IP-Strategie und Zuständigkeiten: Weisen Sie bestimmten Personen oder Teams (Rechtsberatern, Patentanwälten, Markenanwälten usw.) die Zuständigkeit für die Bearbeitung verschiedener Aspekte des Antrags zu.
Vorbereitung und Einreichung: Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen und Papiere gemäß den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen (z. B. Patentanmeldungen, Markenanmeldungen, Urheberrechtseintragungen oder Lizenzvereinbarungen).
Ablage und Einreichung: Einreichung bei den zuständigen Regierungs- oder Aufsichtsbehörden wie dem United States Patent and Trademark Office (USPTO), der World Intellectual Property Organization (WIPO) oder den zuständigen nationalen Markenämtern.
Weiterverfolgung und Überwachung: Überwachung des Antragsfortschritts, Beantwortung etwaiger Amtshandlungen oder Anfragen von Regulierungsbehörden und Gewährleistung der Einhaltung von Verfahrensfristen und -anforderungen. Übermittlung der Ergebnisse an die zuständigen Akteure und Aktualisierung der internen Unterlagen und Datenbanken.
Wie Sie sehen, müssen sich die Beteiligten während des manuellen IP-Prozesses an rechtliche Anforderungen, Fristen und Verfahrensrichtlinien halten. Das ist eine Menge, die man im Auge behalten muss - aber es ist erwähnenswert, dass viele Aspekte des IP-Prozesses heute durch digitale Tools, Softwareplattformen und erstklassige Dienstleistungen (wie TAP!) erleichtert und automatisiert werden können.
Workflow eingeben: Automatisierung der Verwaltung von geistigem Eigentum (IP)
Da eine klare Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Beteiligten von entscheidender Bedeutung ist, um sicherzustellen, dass IP-Anfragen effektiv und in Übereinstimmung mit den rechtlichen Verpflichtungen bearbeitet werden, ist dies ein Prozess, der sich hervorragend für eine Workflow-Automatisierung eignet.
Durch Automatisierung kann jeder der oben genannten manuellen Schritte rationalisiert werden, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von IP-Anfragen von Anfang bis Ende verringert. Ganz zu schweigen davon, dass es Ihrem Team Spaß macht:
- Erhöhte Genauigkeit: Verringern Sie das Risiko menschlicher Fehler, indem Sie die Konsistenz und Genauigkeit bei der Dateneingabe, der Dokumentenerstellung und der Einhaltung von Verfahrensanforderungen sicherstellen.
- Gesteigerte Effizienz: Triage und automatische Eskalation von Anfragen, wenn sie auf Engpässe stoßen, für schnellere Bearbeitungszeiten und bessere Zusammenarbeit.
- Verbesserte Compliance: Durch die Integration von Compliance-Prüfungen, Prüfpfaden und Genehmigungsmechanismen in Ihre automatisierten Arbeitsabläufe können Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften effektiver einhalten und sicherstellen, dass IP-Anfragen in Übereinstimmung mit rechtlichen und behördlichen Auflagen bearbeitet werden.
- Bessere Entscheidungsfindung: Erhalten Sie Echtzeiteinblicke in den Status und den Fortschritt von IP-Anfragen und ermöglichen Sie so eine fundierte Entscheidungsfindung und strategische Planung, um Trends zu erkennen, wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen und Ihre IP-Managementprozesse zu optimieren.
- Skalierbarkeit: Skalieren Sie Ihre IP-Verwaltungsfunktionen, um das wachsende Volumen an Anfragen und die wachsenden Portfolios an geistigem Eigentum zu bewältigen. Automatisierte Systeme können ein höheres Arbeitsaufkommen und eine höhere Komplexität bewältigen, ohne dass ein erheblicher manueller Eingriff oder die Zuweisung von Ressourcen erforderlich ist.
Suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten für den Workflow?
Die Automatisierung des Prozesses zum Schutz des geistigen Eigentums ist eine gute Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe frühzeitig zu ergänzen. Sie treten häufig planmäßig auf, wie z. B. die jährliche Offenlegung der ethischen Grundsätze und der Einhaltung von Vorschriften, und erfordern detaillierte Prüfpfade und eine umfassende Rechenschaftspflicht.
Sie könnten auch mit den Anfragen mit dem höchsten Volumen beginnen: denken Sie an NDAs und juristische Haustüren.
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