Erfahren Sie, wie Sie mit einer automatisierten juristischen Eingangstür Anfragen aus dem gesamten Unternehmen bearbeiten, Self-Service-Anfragen verfassen, Daten zur Beseitigung von Engpässen nutzen können und vieles mehr.
Auch wenn die Fachleute für juristische Abläufe nicht wissen, was die Zukunft für die Wirtschaft bereithält, so ist doch eines sicher: Jetzt ist es an der Zeit, Widerstandsfähigkeit aufzubauen und Zeit strategisch zu investieren. Die Verwaltung Ihres Posteingangs ist eine Vollzeitbeschäftigung, zusätzlich zu Ihrem Vollzeitjob. In Zeiten, in denen sich die Teams verkleinern und "mit weniger mehr erreichen" müssen, war es noch nie so wichtig wie heute, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und das Team auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren.
Während eine häufige Reaktion von Führungskräften darin besteht, "sich hinter den Graben zurückzuziehen" und die Brücke hochzuziehen, nutzen strategische Unternehmen diesen Moment, indem sie stärkere Rahmenbedingungen schaffen, die dem Wandel standhalten und sicherstellen, dass sie auf der anderen Seite dieser Marktunsicherheit als Sieger hervorgehen. In den Rechtsabteilungen haben die Verantwortlichen die Möglichkeit, den Prozess der rechtlichen Anfragen mit einer automatisierten "juristischen Eingangstür." Durch den Aufbau der strukturellen Verstärkungen, die Ihren Kollegen (und Ihnen selbst!) Erleichterung verschaffen, kann die Rechtsabteilung das Unternehmen schneller und konsequenter bedienen und bessere abteilungsübergreifende Beziehungen fördern.
Was ist eine legale Eingangstür?
Eine juristische Eingangstür ist ein Self-Service-Anfrageportal, das Benutzer willkommen heißt, die eine Schnittstelle zur Rechtsabteilung benötigen. Anstatt eine E-Mail mit einer häufig gestellten Frage oder einem allgemeinen Vertrag an die Abteilung zu schicken, können die Mitarbeiter das Portal besuchen, um mit minimalen Berührungspunkten auf das zuzugreifen, was sie brauchen. Sie können zum Beispiel eine NDA oder einen Vertrag anfordern, und wenn sie einige Felder ausfüllen, wird ihnen entweder eine automatische Vorlage zugeschickt oder die Anfrage wird automatisch eskaliert, wenn sie komplizierter ist. Bei schnellen Fragen ermöglicht die juristische Eingangstür den Nutzern, eine Antwort zu finden, ohne sich auf die vielbeschäftigten Rechtsexperten verlassen zu müssen.
Warum brauchen Sie eine juristische Eingangstür für juristische Anfragen?
Sie erreichen mehr mit weniger
Die Teams sind derzeit stark beansprucht, und jede Zeit, die für das Versenden von Standardverträgen oder das Redlining eines Drittanbietervertrags aufgewendet wird, ist Zeit, die in höherwertige Projekte investiert werden könnte. Ohne eine juristische Anlaufstelle müssen Rechtsexperten auf sich wiederholende Anfragen reagieren, Informationen aufspüren und sich auf zusätzliche Genehmigungen verlassen, die notwendig werden, wenn ein Vertrag auf dem Papier eines Dritten beginnt. Wenn Sie mit weniger Mitarbeitern oder Ressourcen arbeiten, ist eine Selbstbedienungsoption von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für den Abschluss ihrer Geschäfte benötigen, ohne sich bei jeder einzelnen Anfrage an Ihr Legal Operations Team wenden zu müssen. Durch die Bündelung von Anfragen in einer Rechtsabteilung sparen Sie Ihrem Team Zeit und beschleunigen den Prozess für die Vertriebsmitarbeiter, die Sie betreuen.
Quartals- und Jahresendberichte stehen kurz bevor
Kurz vor den Feiertagen werden die Rechtsabteilungsteams mit zusätzlichen Anfragen von Vertriebsmitarbeitern konfrontiert, deren Verträge jedes Jahr verlängert werden müssen. In der Zwischenzeit werden die Tage kürzer, und die Urlaubszeit bedeutet, dass noch weniger Zeit zur Verfügung steht, um die einzelnen Verlängerungen zu bearbeiten. Eine juristische Eingangstür rationalisiert diese Prozesse und stellt sicher, dass jeder Vertrag seinen Workflow-Prozess durchläuft, wobei bei Bedarf automatisch eine Triagierung und Eskalation erfolgt, wenn heikle Probleme auftreten. Die beste juristische Eingangstür ist dynamisch und in Ihr Sachbearbeitungssystem integriert, so dass jede Vertragsanfrage oder Sachaktualisierung nahtlos durch Ihr Vertragslebenszyklus-Management System weitergeleitet wird. So wird sichergestellt, dass Ihre Unterlagen stets auf dem neuesten Stand sind, die Vorschriften vollständig eingehalten werden und keine Fehler auftreten können. Auf diese Weise wird der Erneuerungsprozess am Jahresende für Ihr Team überschaubarer.
Ihr juristischer Posteingang wird zum Alptraum
Der durchschnittliche Büroangestellte erhält 120 E-Mails pro Tag. Juristen, die ihre Arbeit oft aus ihrem Posteingang heraus erledigen, erhalten wahrscheinlich sogar noch mehr davon. Aber es ist schwer, mit all diesen E-Mails Schritt zu halten, und selbst wenn die Mitarbeiter der Rechtsabteilung mit ihrem Posteingang Schritt halten, erfordert jede Vertragsanfrage oft einen kompletten Arbeitsablauf: Die Vertragsvorlage wird verschickt, muss aber später überarbeitet, genehmigt und mit eSignaturabgeheftet und mit der richtigen Angelegenheit verknüpft werden, und vieles mehr. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, sich um die E-Mails zu kümmern, was ohnehin schon eine Sisyphusarbeit ist. Eine juristische Eingangstür reduziert nicht nur die Anzahl der E-Mails im Posteingang Ihres Rechtsabteilungsteams, indem sie Selbstbedienungsanfragen anbietet, die Ihre Teammitglieder außen vor lassen, sondern sie bietet auch einen Workflow am Backend. Plötzlich werden Anfragen auf eine automatisierte Reise geschickt, die zeitbasierte Eskalationen für Genehmigungen und eine zusätzliche Aufsicht über die ungewöhnlichen Ausnahmen, die auftauchen, nutzt - aber abgesehen davon sollten Ihre Anfragen mühelos durch Ihren Prozess fließen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.
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