Sie haben eine Personalvermittlungsagentur beauftragt, Ihnen Einstiegskräfte für die Herstellung von Schrauben für einen dreimonatigen Regierungsauftrag zu vermitteln, den Sie gerade gewonnen haben. Sie werden die Mitarbeiter weder rekrutieren, einstellen, entlassen, beaufsichtigen noch disziplinieren. Wenn der Auftrag verlängert wird, könnte sich für die Mitarbeiter nach Ablauf der drei Monate eine längerfristige Beschäftigungsmöglichkeit ergeben. Diese Lösung löst zwar Ihre Probleme mit der Arbeitskräfteversorgung, aber Sie müssen auch andere Compliance-Fragen berücksichtigen. Was sollten Sie beispielsweise in Bezug auf Ihren jährlichen Affirmative Action Plan (AAP) tun? Sollten diese Mitarbeiter in Ihren AAP aufgenommen werden?
Um diese Entscheidung zu treffen, sollten Sie prüfen, ob diese Arbeitnehmer als „Angestellte” gelten, da die OFCCP-Vorschriften vorsehen, dass alle Angestellten in den AAP eines betroffenen Auftragnehmers aufgenommen werden müssen. Die OFCCP stützt sich bei der Bestimmung, wer im Rahmen der OFCCP-Programme als Angestellter gilt, auf den „Common Law Agency”-Test, sofern in den Vorschriften oder Berichten der Behörde nichts anderes festgelegt ist. Das Federal Contractor Compliance Manual der OFCCP enthält die folgende Erklärung:
Angesichts dieser Definition können Sie argumentieren, dass die von Ihnen eingesetzten Zeitarbeitskräfte in diesem Fall möglicherweise nicht Ihre Mitarbeiter sind und Sie diese Arbeitnehmer daher möglicherweise nicht in Ihren jährlichen AAP aufnehmen müssen, solange sie bei der Zeitarbeitsfirma beschäftigt sind.
In der Personalabteilung ist nichts so einfach, also schauen wir mal, was passiert, wenn Sie sie nach drei Monaten direkt einstellen, weil der Vertrag um zwei weitere Jahre verlängert wird. Auch wenn dies vielleicht nicht die Antwort ist, die Sie hören möchten, sollten Sie diese unbefristeten Stellen idealerweise genauso besetzen wie jede andere offene Stelle, selbst wenn die derzeitigen Zeitarbeitskräfte hervorragend sind und Sie sie alle einstellen möchten. Sie sollten diese Stellenangebote beim staatlichen Arbeitsvermittlungssystem (staatliche Jobbörse) einstellen, geeignete Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen durchführen, den Bewerberfluss verfolgen und alle Auswahlentscheidungen in Ihre AAP-Datenanalysen einbeziehen.
…Auftragnehmer müssen proaktiv sein und diese Verpflichtungen im Voraus mit Personalvermittlungsagenturen besprechen.
Um die Sache nicht noch komplizierter zu machen: Was sollten Sie tun, wenn Sie von Anfang an für die Rekrutierung, Einstellung, Entlassung, Beaufsichtigung oder Disziplinierung der Zeitarbeitskräfte verantwortlich sind? In diesem Fall müssen die Arbeitnehmer gemäß dem von der OFCCP herangezogenen Common Law Agency Test möglicherweise in Ihren AAP aufgenommen werden, auch wenn sie von jemand anderem bezahlt werden. Der Grund dafür ist, dass Sie mehr Kontrolle über die Arbeitnehmer ausüben als im ersten Beispiel. In dieser Situation sollten Sie überlegen, ob die befristete Stelle beim staatlichen Arbeitsvermittlungssystem ausgeschrieben wird, wer für die Erfassung und Pflege der Bewerberdaten verantwortlich ist und welchen Zugriff Sie auf die Daten haben, falls die OFCCP diese bei einer Konformitätsprüfung anfordert. Um in diesem Beispiel die Konformität zu erreichen, müssen Auftragnehmer proaktiv sein und diese Verpflichtungen im Voraus mit den Personalvermittlungsagenturen besprechen. Es ist auch ratsam, die Lösung in einer schriftlichen Vereinbarung mit der Personalvermittlungsagentur zu bestätigen.
Die Einstellung von Zeitarbeitskräften – in Übereinstimmung mit den OFCCP-Vorschriften – erfordert mehr Aufwand, als den meisten Unternehmen bewusst ist. Durch proaktives Handeln können Sie jedoch alle Anforderungen erfüllen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
