Im Geschäftsjahr 2016 hat das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) zwölf Compliance-Prüfungen ohne Pressemitteilung stillschweigend beigelegt. Das ist ungewöhnlich. In der Vergangenheit hat das OFCCP zu jeder Schlichtungsvereinbarung eine Pressemitteilung veröffentlicht. Wenn Sie die Berichte über diese Beschlüsse nicht gelesen haben, haben Sie einige wertvolle Erkenntnisse verpasst.
Insgesamt erstreckten sich die Zeiträume, in denen die Diskriminierung angeblich stattgefunden haben soll, vom 1. Januar 2006 bis zum 31. Dezember 2013. Das bedeutet, dass diese Prüfungen über einen Zeitraum von drei bis zehn Jahren durchgeführt wurden. Was bedeutet das für Auftragnehmer der Bundesregierung? Seien Sie auf einen sehr langwierigen Prüfungsprozess vorbereitet, insbesondere wenn Ihr Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen (Affirmative Action Plan, AAP) anfängliche „Warnsignale“ oder Indikatoren enthält. In einem Fall hat der Bundesauftragnehmer keine Bundesaufträge mehr, sodass die Vereinbarung erst dann in Kraft tritt, wenn das Unternehmen wieder Bundesauftragnehmer wird. In einem anderen Fall war die Einrichtung zum Zeitpunkt des Abschlusses der Überprüfung bereits geschlossen worden, sodass der Auftragnehmer im Rahmen der Schlichtungsvereinbarung zustimmte, die Beschäftigungsmöglichkeiten in anderen Filialen im Großraum zu erweitern.
Zwei der zwölf Schlichtungsvereinbarungen betrafen Menschen mit Behinderungen (IWDs). In einem Fall behauptete die OFCCP, der Auftragnehmer habe es versäumt, im Rahmen eines interaktiven Prozesses zu prüfen, ob die Behinderung eines Arbeitnehmers angemessen berücksichtigt werden könne. Im anderen Fall entließ der Auftragnehmer zwei schwangere Arbeitnehmerinnen und hatte zudem eine Richtlinie, die eine schriftliche Bestätigung der Schwangerschaft vorschrieb, was laut OFCCP gegen Abschnitt 503 des Rehabilitation Act verstieß. Derselbe Auftragnehmer erfüllte auch seine Anforderungen hinsichtlich der Kontaktaufnahme und Einstellung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen (PV) nicht. Ein anderer Auftragnehmer wurde wegen Nichteinhaltung der Anforderungen des Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act (VEVRAA) zur Stellenausschreibung gerügt – eine Anforderung, die von Auftragnehmern des Bundes häufig übersehen wird. Die Lehre daraus ist, dass sich die OFCCP bei ihren Compliance-Prüfungen zunehmend auf die Einhaltung der Anforderungen für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen durch Auftragnehmer konzentriert.
Zwei weitere Schlichtungsvereinbarungen stellten eine Nichtbeschäftigung von Männern fest.
Die Schlichtungsvereinbarungen enthalten auch einige Leitlinien dazu, wie Auftragnehmer die Aktivitäten ihres Personals jährlich bewerten sollten. Drei der zwölf Schlichtungsvereinbarungen bezogen sich auf eine angebliche Nichtbeschäftigung von Frauen in (1) männerdominierten Berufen, wie z. B. Sicherheitsbeamte, (2) in weniger attraktiven Umgebungen, wie z. B. Kühlräumen oder Lagerräumen für verderbliche Trockenwaren, oder (3) in besser bezahlten Positionen, die Männern vorbehalten waren. Die wichtigste Erkenntnis hier ist, dass man auf Steuerungsprobleme achten muss. Vermeiden Sie Annahmen, dass bestimmte Personengruppen, wie z. B. Frauen, nicht qualifiziert sind oder kein Interesse an einer bestimmten Position haben. Zwei weitere Schlichtungsvereinbarungen bezogen sich auf die Nichtbeschäftigung von Männern. Dies dient als Erinnerung für Auftragnehmer, dass Einstellungsentscheidungen fair und gerecht gegenüber Männern und Frauen sein sollten und dass die Auswahlentscheidungen des Auftragnehmers hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Frauen und Männer bewertet werden sollten.
In fast der Hälfte der Schlichtungsvereinbarungen ohne Pressemitteilungen wurde festgestellt, dass Auftragnehmer bei der Einstellung Afroamerikaner diskriminierten. In einem Fall behauptete die Behörde, dass asiatische und indianische/alaskische Bewerber durch die Auswahlpraktiken des Auftragnehmers benachteiligt wurden. In zwei Fällen behauptete die OFCCP, dass die Auftragnehmer weiße Bewerber diskriminierten. In beiden Fällen behauptete die Behörde, dass die Auftragnehmer Hispanics im Einstellungsprozess bevorzugten. Eine Überprüfung der Volkszählungsdaten für das geografische Gebiet beider Auftragnehmer ergab, dass es eine große hispanische Bevölkerung gab, insbesondere für die fraglichen Arten von Arbeitsplätzen.
Diese Beschlüsse dienen als Erinnerung für Auftragnehmer, dass sie die Aktivitäten ihres Personals anhand einer bevorzugten Gruppenanalyse bewerten müssen und nicht nur anhand des Gesamtstatus als Minderheit oder Nicht-Minderheit. Tatsächlich wurde in einer der Schlichtungsvereinbarungen ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Auftragnehmer nur Analysen zu nachteiligen Auswirkungen durchführte, bei denen Nicht-Minderheiten mit Minderheiten und Männer mit Frauen verglichen wurden. Die OFCCP stellte ausdrücklich fest, dass der Auftragnehmer keine Analysen der nachteiligen Auswirkungen für jede rassische und ethnische Gruppe durchgeführt hatte, die mindestens zwei Prozent der Arbeitskräfte im relevanten Arbeitsbereich oder zwei Prozent der entsprechenden Belegschaft ausmachte.
In einer weiteren, nicht veröffentlichten Schlichtungsvereinbarung behauptete die OFCCP, dass der Auftragnehmer eine pauschale Politik der Ablehnung von Bewerbern aufgrund ihrer Vorstrafen ohne individuelle Prüfung angewandt habe. Die fragliche Politik wurde angeblich von einem früheren Arbeitgeber an dem untersuchten Standort angewendet, aber der Auftragnehmer, der das Werk erworben hatte, wurde für die Handlungen des früheren Arbeitgebers verantwortlich gemacht. Diese Entscheidung ist ein guter Hinweis darauf, dass es von entscheidender Bedeutung ist, die Einhaltung von Affirmative-Action-Maßnahmen in alle Übernahmegespräche einzubeziehen und die Haftung für Handlungen eines früheren Arbeitgebers zu begrenzen.
Interessanterweise resultierte eine der Schlichtungsvereinbarungen aus Beschwerden von Mitarbeitern, die im Rahmen einer früheren Einigung mit der OFCCP eingestellt worden waren. Zur Erinnerung: Obwohl die meisten Auftragnehmer anhand eines neutralen Auswahlverfahrens für Compliance-Prüfungen ausgewählt werden, können OFCCP-Compliance-Prüfungen auch aufgrund einer Mitarbeiterbeschwerde eingeleitet werden. In diesem speziellen Fall wurden die Mitarbeiter, die die Beschwerde eingereicht hatten, vom Auftragnehmer gemäß einer früheren Einverständniserklärung zwischen dem Auftragnehmer und der OFCCP eingestellt. Einer der eingestellten Mitarbeiter behauptete, dass die Schulungs- und Disziplinarverfahren für ihn anders angewendet wurden als für Mitarbeiter, die nicht gemäß der Einverständniserklärung eingestellt worden waren, was zu seiner Kündigung führte. Die OFCCP behauptete außerdem, dass der Auftragnehmer diesem Mitarbeiter nicht die in der früheren Einverständniserklärung vorgesehene Dienstaltersstufe gewährt habe. Darüber hinaus behauptete die OFCCP, dass der Auftragnehmer Vergeltungsmaßnahmen gegen einen anderen gemäß der Einigungsvereinbarung eingestellten Mitarbeiter ergriffen, ihm keine Dienstaltersstufe zuerkannt und ihn nicht eingestellt oder in eine Vollzeitstelle befördert habe. Diese Schlichtungsvereinbarung ist ein guter Hinweis darauf, dass Auftragnehmer, die Einigungsvereinbarungen oder Schlichtungsvereinbarungen mit der OFCCP abschließen, sich darauf vorbereiten sollten, mit der Behörde in Kontakt zu bleiben, um sicherzustellen, dass die Compliance auch in Zukunft eingehalten wird.
Auftragnehmer sind gut beraten, alle Schlichtungsvereinbarungen der OFCCP zu beachten, auch diejenigen, die nicht Gegenstand von Pressemitteilungen sind. Die Beschlüsse der OFCCP bieten Auftragnehmern wertvolle Einblicke in die Durchsetzungsprioritäten der OFCCP und dienen als gute Erinnerung daran, wie Auftragnehmer die Vorschriften einhalten und Diskriminierungsvorwürfe vermeiden können.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
