OFCCP-Richtlinie 306: Einhaltung der Nicht-Diskriminierungsbestimmungen

Einschränkungen aufgrund von Vorstrafen und Diskriminierung aufgrund der ethnischen Herkunft und Nationalität

Die Richtlinie 306 mit dem Titel „Einhaltung von Nichtdiskriminierungsbestimmungen: Einschränkungen aufgrund von Vorstrafen und Diskriminierung aufgrund der Rasse und der nationalen Herkunft“ wurde am 29. Januar 2013 von Direktorin Patricia Shiu unterzeichnet und tritt sofort in Kraft. Diese Richtlinie enthält Informationen zu einem Schulungs- und Beschäftigungsleitfaden (TEGL), der von der Abteilung für Beschäftigung und Ausbildung sowie dem Zentrum für Bürgerrechte des Arbeitsministeriums herausgegeben wurde, sowie zu den Durchsetzungsrichtlinien, die im April letzten Jahres von der Kommission für Chancengleichheit am Arbeitsplatz zum Umgang mit Strafregistern und Vorstrafen veröffentlicht wurden.

Man könnte sich fragen, warum die EEOC und die OFCCP diese Leitlinien gerade jetzt herausgeben. Tatsächlich verfügt die Kommission über gut etablierte Leitlinien, die auf langjährigen Gerichtsentscheidungen und vor über zwanzig Jahren veröffentlichten Grundsatzdokumenten basieren und die Grundsätze von Titel VII auf die Verwendung von Strafregisterauszügen durch Arbeitgeber bei der Einstellung von Mitarbeitern anwenden. Ihre erneute Konzentration auf dieses Thema ist eine direkte Folge des verbesserten Zugangs von Arbeitgebern zu Informationen über Vorstrafen, der Rechtsprechung zu den Anforderungen von Titel VII hinsichtlich des Ausschlusses aufgrund von Vorstrafen und anderer Entwicklungen. Eine dieser weiteren Entwicklungen sind aktuelle Studien, die ergeben haben, dass eine erhebliche Anzahl von staatlichen und bundesstaatlichen Strafregisterdatenbanken unvollständige oder ungenaue Einträge enthalten. In einer Umfrage gaben jedoch 92 Prozent der befragten Arbeitgeber an, dass sie alle oder einige ihrer Bewerber einer Überprüfung ihres Strafregisters unterziehen. Als Gründe für die Durchführung von Strafregisterüberprüfungen nennen die Arbeitgeber ihre laufenden Bemühungen zur Bekämpfung von Diebstahl und Betrug, die erhöhte Besorgnis über Gewalt am Arbeitsplatz und die potenzielle Haftung für fahrlässige Einstellungen sowie sogar einige lokale, staatliche und bundesstaatliche Gesetze.

Die Richtlinie 306 stellt klar, dass Vorstrafen gemäß Titel VII keinen Schutzgrund darstellen. Allerdings können Antidiskriminierungsgesetze zum Tragen kommen, wenn Vorstrafen bei Beschäftigungsentscheidungen berücksichtigt werden, da im Strafrechtssystem rassische und ethnische Ungleichheiten bestehen. Die OFCCP hat bekräftigt, dass sie sich bei der Auslegung der geänderten Executive Order 11246 an die Grundsätze von Titel VII hält, und empfiehlt Auftragnehmern daher, die Leitlinien der EEOC zur „Umsetzung und Überprüfung ihrer Beschäftigungspraktiken in Übereinstimmung mit der Executive Order” zu befolgen.

Im April 2012 gab die EEOC Leitlinien in Form von drei Faktoren heraus, die bei der Überprüfung von Vorstrafen zu berücksichtigen sind, und empfahl eine Reihe von bewährten Verfahren für Arbeitgeber, um eine Haftung zu vermeiden. Die EEOC verweist auf drei Faktoren (die„Green-Faktoren” aus der Entscheidung Green v. Missouri Pacific Railroad von 1975), die für die Beurteilung relevant sind, ob ein Ausschluss aufgrund einer Vorstrafe berufsbezogen und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar ist.

• Art und Schwere der Straftat oder des Verhaltens: Die Art der Straftat sollte unter Berücksichtigung des durch die Straftat verursachten Schadens berücksichtigt werden. In Bezug auf die Schwere der Straftat können Vergehen weniger schwerwiegend sein als Verbrechen.
• Die Zeit, die seit der Straftat oder dem Verhalten oder dem Vollzug der Strafe vergangen ist: Ein dauerhafter Ausschluss von jeglicher Beschäftigung aufgrund jeglicher Straftaten steht im Widerspruch zur geschäftlichen Notwendigkeit. Arbeitgeber sollten die Zeit berücksichtigen, die seit dem Auftreten des kriminellen Verhaltens vergangen ist, je nach Position.
• Die Art der ausgeübten oder angestrebten Tätigkeit: Arbeitgeber sollten die betreffende Tätigkeit, die wesentlichen Aufgaben, die Umstände, unter denen die Tätigkeit ausgeübt wird, und das Umfeld, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird, berücksichtigen. Die Verknüpfung eines bestimmten strafbaren Verhaltens mit den wesentlichen Aufgaben einer Tätigkeit kann die berufliche Relevanz und die Übereinstimmung mit der geschäftlichen Notwendigkeit belegen.

Als bewährte Praxis und im Einklang mit den geltenden Gesetzen empfiehlt die Kommission Arbeitgebern Folgendes:

• Beseitigen Sie Richtlinien oder Praktiken, die Personen aufgrund einer Vorstrafe vom Arbeitsmarkt ausschließen.
• Entwickeln Sie eine genau zugeschnittene schriftliche Richtlinie und ein Verfahren zur Überprüfung von Bewerbern und Mitarbeitern auf kriminelles Verhalten.
• Identifizieren Sie die wesentlichen Anforderungen der Stelle und die tatsächlichen Umstände, unter denen die Arbeit ausgeführt wird.
• Bestimmen Sie die spezifischen Vergehen, die eine Ungeeignetheit für die Ausübung bestimmter Tätigkeiten belegen können.
• Legen Sie die Dauer der Ausschlüsse wegen kriminellen Verhaltens fest.
• Führen Sie individuelle Bewertungen der Bewerber durch. Obwohl Titel VII nicht in allen Fällen individuelle Bewertungen vorschreibt, ermöglicht diese Vorgehensweise den Arbeitgebern, bei ihrer Einstellungsentscheidung umfassendere Informationen zu berücksichtigen und somit eine Haftung gemäß Titel VII zu vermeiden.
• Bei Fragen zu Vorstrafen beschränken Sie sich auf Angaben, deren Ausschluss für die Stelle aus geschäftlichen Gründen erforderlich ist.
• Schulung von Führungskräften, Personalverantwortlichen und Entscheidungsträgern zu Titel VII und dessen Verbot der Diskriminierung am Arbeitsplatz hinsichtlich der Umsetzung von Richtlinien und Verfahren im Einklang mit Titel VII.
• Behandeln Sie Informationen über Vorstrafen von Bewerbern und Mitarbeitern vertraulich. Verwenden Sie diese nur für den vorgesehenen Zweck.

Die OFCCP hat Auftragnehmern empfohlen, Anfragen nur auf Verurteilungen zu beschränken, die für die Stelle relevant sind und den geschäftlichen Erfordernissen entsprechen, und sicherzustellen, dass diese Unterlagen vertraulich behandelt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Auftragnehmer, die dem Vietnam Era Veterans’ Readjustment Assistance Act von 1974 unterliegen und/oder das Federally Assisted Workforce System nutzen, um Stellenangebote zu veröffentlichen, Arbeitssuchende zu überprüfen oder Empfehlungen für qualifizierte Bewerber zu erhalten, erhalten eine Mitteilung von der Stellenvermittlungsagentur. Es handelt sich hierbei um eine vorgeschriebene Mitteilung gemäß TEGL („Mitteilung Nr. 1 für Arbeitgeber bezüglich Nichtdiskriminierung in der Jobbörse und Ausschluss aufgrund von Vorstrafen”), die sie daran erinnert, die Bundesgesetze zum Schutz der Bürgerrechte einzuhalten, nach denen ein kategorischer Ausschluss von Personen allein aufgrund einer Verhaftung oder Verurteilung verboten ist.

Betroffene Einrichtungen, bei denen es sich um Jobbörsen oder American Job Centers (früher bekannt als One-Stop Career Centers) handelt, sind ebenfalls „verpflichtet, ein System (automatisiert oder anderweitig) zu verwenden, um Stellenanzeigen zu identifizieren, die Einstellungsbeschränkungen aufgrund von Verhaftungs- und/oder Verurteilungsunterlagen enthalten“. Wenn solche Stellenanzeigen identifiziert werden, müssen die betroffenen Einrichtungen eine Mitteilung (Nr. 2) bereitstellen, die dem Arbeitgeber die Möglichkeit gibt, die Stellenanzeige zu entfernen oder zu bearbeiten. Betroffene Einrichtungen können weiterhin Stellenanzeigen veröffentlichen, die Formulierungen enthalten, die Bewerber aufgrund ihrer Vorstrafen ausschließen, wenn sie eine Mitteilung für Arbeitssuchende (Nr. 3) beifügen, in der erklärt wird, dass Personen mit Vorstrafen nicht von der Bewerbung auf die Stelle ausgeschlossen sind.

Im Rahmen der Richtlinie 306 überprüft die OFCCP auch die Einhaltung weiterer Gesetze, darunter das Fair Credit Reporting Act (FCRA), das Work Opportunity Tax Credit (WOTC) und das Federal Bonding Program (FBP). Der FCRA verpflichtet Arbeitgeber, vor der Durchführung einer Hintergrundüberprüfung zur Ermittlung der Vorstrafen eines Bewerbers dessen Zustimmung einzuholen, der WOTC gewährt Steuergutschriften für die Einstellung qualifizierter Personen mit Vorstrafen und der FBP erstattet Arbeitgebern Verluste, die ihnen durch Diebstahl durch Mitarbeiter entstanden sind. Die Richtlinie erinnert Arbeitgeber außerdem daran, die lokalen oder staatlichen Gesetze zur Beschäftigung von Personen mit Vorstrafen zu berücksichtigen.

Berkshire empfiehlt Ihnen, Ihre aktuellen Richtlinien, Verfahren und Praktiken im Zusammenhang mit der Verwendung von Strafregisterauszügen zu überprüfen. Wir gehen davon aus, dass die OFCCP bei künftigen Audits Fragen zur Verwendung von Hintergrundüberprüfungen stellen wird, insbesondere wenn sich dies nachteilig auf den Bewerberpool auswirkt. Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Richtlinie haben, wenden Sie sich bitte an Kontaktieren Sie Berkshire.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.