Da das letzte Geschäftsjahr des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) am 30. September zu Ende geht, blicken die Behörde und die Auftragnehmer auf Bundesebene auf das Jahr 2015. Dieser Artikel fasst einige der wichtigsten Durchsetzungstrends und politischen Entwicklungen zusammen, die Bundesvertragsnehmer von der OFCCP im Jahr 2015 erwarten können. Schnallen Sie sich an - es wird ein arbeitsreiches Jahr werden!

Was Sie bei Compliance-Prüfungen erwarten können

Wenn es ein Schlagwort für die OFCCP-Durchsetzung im Jahr 2014 gäbe, dann wäre es wohl "Steering". Bei der Lenkung handelt es sich um eine Vermittlungspraxis, bei der bestimmte Geschlechter oder Minderheiten absichtlich oder unabsichtlich auf bestimmte Stellen oder Karrierewege verwiesen oder "gelenkt" werden, was zu einer niedrigeren Gesamtvergütung und geringeren Chancen führt. Die OFCCP betrachtet die Lenkung als ein Problem der Entgeltdiskriminierung, aber die meisten Praktiker betrachten sie als ein Problem der Platzierung. Unabhängig davon, wie man es charakterisiert, erwarte ich, dass sich die Behörde auch 2015 auf dieses Thema konzentrieren wird.

Die Auftragnehmer müssen diese Frage umfassend betrachten. Es ist wichtig zu erkennen, dass es ein potenzielles Lenkungsproblem geben könnte, selbst wenn die Einstufungsanalyse eines Auftragnehmers keine Unterauslastung zeigt und keine nachteiligen Auswirkungen bei einer Personalaktivität festgestellt werden. Die OFCCP hat auch deutlich gemacht, dass sie dieses Problem nicht nur auf der Ebene der Berufsgruppen betrachtet. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Audits gleichzeitig laufen, sollten Sie bedenken, wie das Gesamtbild aussieht. Die Prüfer vergleichen die Ergebnisse und sprechen regionsübergreifend, um nach systemischen Problemen zu suchen. Die Frage der Lenkung stellt sich vor allem bei Vertriebs- und Kundenbetreuungspositionen mit Gebietszuweisungen, bei einfachen Arbeiterpositionen mit unterschiedlichen Lohnsätzen auf der Grundlage von Schichten, manueller Arbeit usw. sowie bei anderen Positionen auf Einstiegs- oder Junior-Level. Die Auftragnehmer sollten diese Fragen jetzt prüfen, bevor sie ein Prüfungsschreiben erhalten.

Die Auftragnehmer sollten auch damit rechnen, dass sich die Behörde weiterhin auf andere Arten der Vergütungsdiskriminierung konzentrieren wird, und die Anfragen nach zusätzlichen Vergütungsdaten für einzelne Mitarbeiter werden 2015 fortgesetzt. Die Regierung hat deutlich gemacht, dass "faire Entlohnung" ihre oberste Priorität bei der Durchsetzung ist, und die OFCCP hat in dieser Frage eindeutig die Führung übernommen. Die Behörde wird die Vergütungspraktiken eines Auftragnehmers über die Grundvergütung hinaus untersuchen, einschließlich Bonus- und andere Anreizzahlungen, die Verfügbarkeit von Überstunden und die Zuweisung bestimmter Gebiete oder Märkte. Die Auftragnehmer sollten bedenken, dass die Vorschriften eine jährliche Selbstevaluierung der Vergütungspraktiken vorschreiben. Als Teil dieses Prozesses im Jahr 2015 wäre es ratsam, die Arten von Aufzeichnungen zu prüfen, die Ihr Unternehmen in Bezug auf Vergütungsentscheidungen führt, und proaktiv die Faktoren zu bewerten, die die Vergütung in Ihrem Unternehmen tatsächlich beeinflussen.

Da die überarbeiteten Verordnungen zu Section 503 und VEVRAA erst am 24. März 2014 in Kraft getreten sind, hat die Behörde gerade erst mit der Überprüfung von Affirmative Action Plans (AAPs) begonnen, die den überarbeiteten Anforderungen unterliegen. Wie versprochen, konzentriert sich die Behörde bei den aktuellen Prüfungen darauf, zu verstehen, welche Fortschritte die Auftragnehmer bei der Einhaltung einiger der papiergebundenen Komponenten der überarbeiteten Vorschriften gemacht haben. Bei den jüngsten Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften wurden die Auftragnehmer zum Beispiel nach folgenden Punkten gefragt

1. das Datum, an dem die Arbeitskräfteerhebung zum Behindertenstatus durchgeführt wurde;
2. den Zeitplan für die Überprüfung der physischen und psychischen Qualifikationsstandards für den Arbeitsplatz sowie Unterlagen, die belegen, dass sich der Auftragnehmer an den Zeitplan gehalten hat;
3. eine Zusammenfassung der Maßnahmen, die der Auftragnehmer ergriffen hat oder zu ergreifen gedenkt, um der Überprüfung und Bewertung seiner Bemühungen zur Kontaktaufnahme und Anwerbung nachzukommen;
4. eine Zusammenfassung der Schritte, die der Auftragnehmer unternommen hat oder zu unternehmen gedenkt, um die Anforderungen an die Datenerhebung gemäß 60-741.44(k) und 60-300.44(k) zu erfüllen;
5. Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass das "EEO is the Law"-Poster den Bewerbern zur Verfügung gestellt wurde, auch in elektronischem Format; und
6. Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass die erforderlichen Gleichstellungsklauseln in Unterverträge und Bestellungen aufgenommen wurden.

Es wird erwartet, dass sich die OFCCP bei ihren Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften auch weiterhin auf die Bemühungen eines Auftragnehmers um die Anwerbung von Mitarbeitern mit Behinderungen (IWD) und geschützten Veteranen (PV) konzentrieren wird. Bei den jüngsten Prüfungen hat die OFCCP von den Auftragnehmern Nachweise verlangt, die über eine Auflistung der vom Unternehmen genutzten Diversity-Websites hinausgehen, was darauf hindeutet, dass die Behörde damit beginnt, die Bemühungen der Auftragnehmer im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit genauer unter die Lupe zu nehmen. Die OFCCP prüft auch immer wieder, ob ein Auftragnehmer alle erforderlichen Stellenausschreibungen bei dem entsprechenden Arbeitsvermittlungssystem oder der staatlichen Stellenbörse eingetragen hat. Während die Auftragnehmer diese Anforderung früher durch die Vorlage mehrerer Beispiele erfüllen konnten, prüft die Behörde nun konsequenter, ob für jede im AAP aufgeführte Stelle ein Eintrag vorhanden ist. Die Behörde fordert auch regelmäßig die Richtlinien der Auftragnehmer zum Familien- und Krankenurlaubsgesetz und zu angemessenen Vorkehrungen sowie Protokolle zu angemessenen Vorkehrungen sowohl für Bewerber als auch für Mitarbeiter an. Wir gehen davon aus, dass die Behörde diese Fragen im Jahr 2015 weiter prüfen wird, und die vollständige Durchsetzung der überarbeiteten Verordnungen zu Abschnitt 503 und VEVRAA wird erst Mitte 2015 beginnen, wenn die "Early Adopter"-Unternehmer ihr AAP-Übergangsjahr abschließen und ihr erstes vollständiges AAP-Jahr nach den neuen Verordnungen beginnen werden. Jetzt ist es an der Zeit, dass die Auftragnehmer ihre Umsetzungspläne für die neuen Vorschriften fertigstellen und sich auf detailliertere Fragen dazu vorbereiten, wie sich die Beschäftigungspraktiken auf IWD und PV auswirken.

Eine weitere jüngste Änderung, die sich auf die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften auswirken wird, ist das neu genehmigte Scheduling Letter der OFCCP. Das neue Schreiben enthält eine wesentliche Änderung der Art und Weise, wie Vergütungsdaten erhoben werden, und berücksichtigt gleichzeitig die Überarbeitungen der AAPs für Menschen mit Behinderungen und für Veteranen. Es gibt mehrere Aktualisierungen, die Auftragnehmer beachten müssen. Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Neue Politiken am Horizont

Die Regulierungsagenda der Agentur ist voll, und der Präsident fügt der Agentur mit seinem Federstrich immer wieder neue Initiativen hinzu, und zwar in einem Tempo, das die regulierte Gemeinschaft überrascht hat.

Bereits anhängig sind Verordnungsvorschläge zur Umsetzung der Executive Order 13665, die darauf abzielt, "Lohntransparenz" zu gewährleisten, indem sie es Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern untersagt, ihre Mitarbeiter und Bewerber zu entlassen oder anderweitig zu diskriminieren, wenn diese über ihre Vergütung sprechen, sie offenlegen oder sich danach erkundigen. Kommentare zu den vorgeschlagenen Regelungen sind bis zum 16. Dezember 2014 einzureichen. Eine endgültige Regelung wird für 2015 erwartet.

Am 6. August 2014 kündigte die Behörde außerdem einen Vorschlag an, der die Einreichung eines jährlichen "Equal Pay Report" von Unternehmen, einschließlich Bauunternehmen, vorsieht, die EEO-1-Berichte einreichen, mehr als 100 Mitarbeiter haben und für mindestens 30 Tage Bundesaufträge oder Unteraufträge im Wert von 50.000 US-Dollar oder mehr erhalten. Der Vorschlag sieht vor, dass die Auftragnehmer der OFCCP einen jährlichen Bericht zur Lohngleichheit über ein elektronisches, webbasiertes System vorlegen. Der Bericht würde von den Auftragnehmern verlangen, zusammenfassende Daten über die an die Mitarbeiter gezahlten Vergütungen zu liefern, und zwar in einem ähnlichen Format wie der EEO-1-Bericht, der derzeit von den Auftragnehmern bei der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) eingereicht wird. Wie vorgeschlagen, würden die Auftragnehmer die gesamten W-2-Vergütungen, die an alle Mitarbeiter in einem Kalenderjahr gezahlt wurden, nach Geschlecht, Ethnie und ethnischer Zugehörigkeit in jeder der bestehenden zehn EEO-1-Berichtskategorien melden:

• Leitende/höhere Beamte und Manager
• Beamte der ersten/mittleren Ebene und Führungskräfte
• Fachleute
• Techniker
• Verkaufspersonal
• Mitarbeiter der administrativen Unterstützung
• Handwerker
• Operative Mitarbeiter
• Arbeiter und Hilfskräfte
• Servicekräfte

Die Auftragnehmer würden auch die Gesamtzahl der Beschäftigten und die Gesamtzahl der von allen Beschäftigten geleisteten Arbeitsstunden in jeder EEO-1-Arbeitskategorie nach Ethnie, Geschlecht und ethnischer Herkunft melden. Der Vorschlag war erwartet worden, da er als Reaktion auf ein von Präsident Obama am 8. April 2014 unterzeichnetes Presidential Memorandum herausgegeben wurde, das das Arbeitsministerium aufforderte, eine Regelung zur Erhebung zusammenfassender Vergütungsdaten von Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern vorzuschlagen. Öffentliche Stellungnahmen werden bis zum 5. Januar 2015 entgegengenommen. Selbst wenn eine endgültige Regelung im Jahr 2015 erlassen wird, ist mit der Einreichung der Berichte nicht vor 2016 zu rechnen.

Die Auftragnehmer sollten auch mit regulatorischen Maßnahmen zur Umsetzung der folgenden jüngsten Executive Orders rechnen:

• Executive Order 13658, die vorschreibt, dass Auftragnehmer nicht freigestellten Mitarbeitern, die für die Regierung arbeiten, mindestens 10,10 Dollar pro Stunde zahlen müssen;
• Durchführungsverordnung 13672, die die Durchführungsverordnung 11246 dahingehend abändert, dass Bewerber und Mitarbeiter von Bundesauftragnehmern aufgrund ihrer sexuellen Orientierung und Geschlechtsidentität geschützt werden; und
• Executive Order 13673, die u. a. vorschreibt, dass Unternehmen, die sich um Bundesaufträge bemühen, Verstöße der letzten drei Jahre in den Bereichen Entlohnung, Sicherheit, Gesundheit, Tarifverhandlungen und Bürgerrechte auf einer zentralen Regierungswebsite offenlegen müssen.

Aus der Regulierungsagenda der OFCCP geht auch hervor, dass sie möglicherweise vor Ende 2015 überarbeitete Richtlinien zur Diskriminierung aufgrund des Geschlechts herausgeben und die Anforderungen der Executive Order 11246 für Bauunternehmen überarbeiten wird. Es bleibt abzuwarten, ob die Behörde in der Lage ist, diese Vorschläge angesichts der großen Zahl anderer anhängiger Regulierungsvorhaben zu verwirklichen.

2015 dürfte ein spannendes Jahr für die OFCCP und Bundesauftragnehmer werden.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.