Tipps zur Beantwortung des neuen Terminplanungsschreibens und des Einzelverbindungsnachweises

Wenn das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums eine Überprüfung der Einhaltung von Affirmative-Action-Maßnahmen einleitet, sendet es dem zu überprüfenden Unternehmen ein Schreiben, in dem verschiedene Arten von Informationen angefordert werden. Dieses Schreiben wird als „Terminierungsschreiben” bezeichnet. Das Terminierungsschreiben enthält eine detaillierte Auflistung der spezifischen Informationen, die das OFCCP bei der Übermittlung von Informationen an die Behörde erwartet. Das Terminierungsschreiben für Bundesauftragnehmer und Subunternehmer, die Lieferungen oder Dienstleistungen für die Regierung erbringen, gibt diesen Organisationen 30 Tage Zeit, um Informationen an das OFCCP zu übermitteln.

Am 1. Oktober 2014 veröffentlichte die OFCCP eine neue Version des Terminierungsschreibens und der detaillierten Auflistung. Während die Änderungen am Terminierungsschreiben nicht besonders umfangreich waren, wurden an der detaillierten Auflistung umfangreiche Änderungen vorgenommen. In der vorherigen Version der detaillierten Auflistung wurden 11 Punkte abgefragt, in der überarbeiteten Version sind es nun 22 Punkte. Die 11 neuen Punkte beziehen sich auf Anforderungen, die in den überarbeiteten Vorschriften der OFCCP in Bezug auf geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen enthalten sind. Es gab auch wesentliche Änderungen an mehreren Bestimmungen, die zuvor in der detaillierten Auflistung enthalten waren.

Die Änderungen in der detaillierten Auflistung haben bei Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes für große Bestürzung gesorgt. Einige der Änderungen in der detaillierten Auflistung scheinen sehr aufwendig zu sein, andere erscheinen problematisch, da die Organisationen nicht unbedingt die Informationen gesammelt haben, die offenbar von der OFCCP verlangt werden.

Es steht außer Frage, dass die Erweiterung der Anzahl und Art der in der detaillierten Auflistung enthaltenen Punkte für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes eine Belastung darstellen kann. Organisationen, die einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action unterzogen werden, sollten jedoch die detaillierte Auflistung sorgfältig lesen und dann die Anforderungen in der detaillierten Auflistung mit den Bundesvorschriften vergleichen, die die Erhebung dieser Informationen genehmigen. Die detaillierte Auflistung vermittelt kein vollständig klares Bild davon, was die OFCCP verlangt oder zu verlangen berechtigt ist.

In diesem Artikel und einem Begleitartikel in der nächsten Ausgabe des OFCCP Digest geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie auf das neue Planungsschreiben und die detaillierte Aufstellung reagieren können. Dieser Artikel konzentriert sich auf die neuen Anforderungen an Vergütungsdaten, die in der überarbeiteten detaillierten Aufstellung zu finden sind. Im nächsten Artikel werden wir uns auf die überarbeiteten Anforderungen an Personalaktivitätsdaten und die neuen Informationsanforderungen konzentrieren, die sich aus den überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung ergeben.

Hintergrundinformationen zum Antrag auf Entschädigung

Eine der wichtigsten Änderungen an der detaillierten Auflistung betrifft die Anforderung von Vergütungsdaten durch die OFCCP. In der vorherigen Version der detaillierten Auflistung wurden unter Punkt 11 zusammengefasste Vergütungsdaten für die Einrichtung angefordert, die einer Konformitätsprüfung unterzogen wurde. Die aktuelle Anforderung von Vergütungsdaten, die unter Punkt 19 zu finden ist, enthält die folgenden Bestimmungen:

• Die OFCCP fordert individuelle Vergütungsdaten für alle Mitarbeiter, die in der Belegschaftsanalyse für den entsprechenden Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Minderheiten (Affirmative Action Plan, AAP) aufgeführt sind. Unternehmen werden gebeten, für jeden Mitarbeiter die folgenden Informationen vorzulegen: Grundgehalt oder Lohnsatz, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Einstellungsdatum, Berufsbezeichnung, EEO-1-Kategorie, Berufsgruppe und „Arbeitsstunden in einer typischen Arbeitswoche“. Die OFCCP gibt weder eine Definition für „in einer typischen Arbeitswoche geleistete Arbeitsstunden” noch gibt die Behörde an, wie die geleisteten Arbeitsstunden für freigestellte Mitarbeiter anzugeben sind.
• Die OFCCP fordert Vergütungsdaten für alle Mitarbeiter, die Teil des entsprechenden AAP sind, einschließlich „Vollzeit-, Teilzeit-, Vertrags-, Tages- oder Gelegenheitsarbeitern [und] Zeitarbeitern“. Die OFCCP liefert keine Definitionen für diese Begriffe.
• Punkt 19(a) besagt, dass „Gehaltsanpassungen wie Boni, Prämien, Provisionen, Leistungszulagen, Ortszulagen [und] Überstunden für jeden Mitarbeiter separat ausgewiesen werden sollten“.
• Punkt 19(b) besagt, dass Unternehmen zusätzliche Daten zu den Faktoren bereitstellen können, die zur Festlegung der Mitarbeitervergütung herangezogen werden.
• Punkt 19(c) besagt, dass Unternehmen Unterlagen und Richtlinien zur Vergütung bereitstellen sollten.
• Die Vergütungsdaten müssen der OFCCP in elektronischer Form vorgelegt werden.

Der Wortlaut von Punkt 19 scheint darauf hinzudeuten, dass die OFCCP umfassende Vergütungsdaten und Vergütungsrichtlinien für alle Arten von Mitarbeitern wünscht, einschließlich derjenigen, die traditionell nicht in einen Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Minderheiten einbezogen würden. Eine genauere Lektüre von Punkt 19 räumt Bundesauftragnehmern und Subunternehmern jedoch einen viel größeren Ermessensspielraum hinsichtlich der an die OFCCP zu übermittelnden Informationen ein.

Arten von Mitarbeitern, die in den an die OFCCP übermittelten Daten enthalten sein müssen

Punkt 19 besagt, dass Unternehmen Vergütungsdaten für einen breiten Querschnitt ihrer Beschäftigten vorlegen müssen. Dazu gehören auch „Vertrags-, Tages- oder Gelegenheitsarbeiter [und] Zeitarbeitskräfte“. Die Einbeziehung von Vertrags- und Zeitarbeitskräften in diese Liste hat bei Unternehmen, die in großem Umfang Zeitarbeitskräfte einsetzen, die über eine externe Agentur bezahlt werden, Besorgnis ausgelöst. Das Schlüsselwort, das hier zu berücksichtigen ist, lautet jedoch „Beschäftigte“. Die OFCCP definiert „Mitarbeiter” traditionell als Personen, die auf der Gehaltsliste einer Organisation stehen, die einer Compliance-Prüfung unterzogen wird. Die OFCCP fordert traditionell keine Daten über unabhängige Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte, die über eine Agentur beschäftigt werden, und andere Arbeitnehmer, die nicht auf der Gehaltsliste eines Unternehmens stehen.

• Tipp Nr. 1: Beschränken Sie die Daten zu Mitarbeitern, die in den an die OFCCP übermittelten Vergütungsdaten erscheinen, auf diejenigen Personen, die tatsächlich auf der Gehaltsliste des Unternehmens stehen.

Abgleich der Mitarbeiter in der Belegschaftsanalyse mit Vergütungsdaten

Punkt 19 besagt, dass Unternehmen in ihrem Aktionsplan zur Förderung von Minderheiten und Frauen, der der OFCCP vorgelegt wird, Vergütungsdaten „zum Zeitpunkt der Belegschaftsanalyse“ angeben sollten. In der Vergangenheit haben Unternehmen zusammenfassende Daten zu den Mitarbeitern vorgelegt, die zum Zeitpunkt der Einreichung des AAP in der zu prüfenden Einrichtung beschäftigt waren. Aus dem Wortlaut der überarbeiteten Auflistung geht klar hervor, dass die OFCCP Vergütungsdaten zu jedem Mitarbeiter erwartet, der in der Belegschaftsanalyse des entsprechenden AAP aufgeführt ist. Diese Vergütungsdaten sollten sich auf den Starttermin des AAP beziehen und NICHT auf den Zeitpunkt, zu dem die Informationen bei der OFCCP eingereicht werden, oder einen anderen Zeitraum. Änderungen der Vergütung nach der Erstellung des AAP können die Vergütungsdaten in verschiedener Weise verzerren, was die Analysen der OFCCP erschwert.

• Tipp Nr. 2: Stellen Sie sicher, dass die Vergütungsdaten nur für Mitarbeiter aus der Belegschaftsanalyse übermittelt werden und dass diese Daten zum Zeitpunkt der Erstellung des AAP aktuell sind. Wenn spätere Änderungen der Vergütung für bestimmte Mitarbeiter dazu beitragen, der OFCCP ein positiveres Bild zu vermitteln, vermerken Sie diese Änderungen im Bericht an die OFCCP.

Einreichung von Dokumenten und Richtlinien zur Vergütung

Punkt 19(c) lautet wie folgt: „Dokumentation und Richtlinien zu Vergütungspraktiken … sollten ebenfalls in der Einreichung enthalten sein …“ Beachten Sie, dass Punkt 19(c) nicht besagt, dass diese Informationen der OFCCP vorgelegt werden MÜSSEN. Die OFCCP hat zwar das Recht, diese Informationen im Rahmen einer Konformitätsprüfung anzufordern, aber Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind nicht verpflichtet, sie zu Beginn einer Prüfung vorzulegen. Es ist natürlich möglich, dass Unterlagen und Richtlinien zu Vergütungspraktiken oder -entscheidungen für ein Unternehmen hilfreich sind, um bestimmte Vergütungsdaten zu erläutern. In diesem Fall kann das Unternehmen die strategische Entscheidung treffen, bestimmte Informationen einzureichen.

• Tipp Nr. 3: Senden Sie Unterlagen und Richtlinien zur Vergütung nur dann zusammen mit der ersten Einreichung an die OFCCP, wenn diese Informationen für die Erläuterung von Vergütungsentscheidungen und -daten hilfreich sind.

Festlegen, was eine „typische Arbeitswoche“ ausmacht

Punkt 19(a) lautet wie folgt: „Für alle Mitarbeiter umfasst die Vergütung das Grundgehalt und/oder den Lohnsatz sowie die in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden.“ Dieser Satz wirft zwar eine Reihe von Fragen auf, aber im Grunde genommen fordert die OFCCP damit von den Unternehmen, dass sie Angaben sowohl zur Vergütung als auch zu den geleisteten Arbeitsstunden machen.

Es ist hilfreich zu verstehen, was die OFCCP mit der Abfrage der Arbeitsstunden bezweckt. Die Behörde möchte die Daten vereinheitlichen, um Mitarbeiter innerhalb einer Berufsbezeichnung oder Gehaltsstufe angemessen vergleichen zu können. Die Behörde befürchtet, dass Arbeitgeber Jahreslohnangaben einreichen, ohne zu berücksichtigen, dass Teilzeitbeschäftigte weniger verdienen als Vollzeitbeschäftigte in vergleichbaren Positionen. Die Behörde hofft, anhand der Arbeitsstunden einen Vollzeitäquivalentlohn für Teilzeitbeschäftigte zu ermitteln. Die Behörde versucht dann, Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen, indem sie die Vollzeitäquivalentlöhne für alle Mitarbeiter untersucht.

Was die OFCCP in ihrer überarbeiteten detaillierten Auflistung hätte tun sollen, ist, die Vollzeitäquivalentlöhne für alle Mitarbeiter anzufordern. Stattdessen forderte die Behörde das Grundgehalt oder den Lohnsatz zusammen mit den „in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden“ an. Diese Idee der „in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden“ wirft zwei verschiedene Probleme auf. Erstens sind die in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden für die Bezahlung eines vollzeitbeschäftigten, von der Überstundenregelung ausgenommenen Mitarbeiters irrelevant. Ein solcher Mitarbeiter erhält sein Gehalt für eine bestimmte Woche unabhängig davon, ob er 35, 45 oder 65 Stunden arbeitet. Die Angabe der durchschnittlichen Arbeitsstunden für vollzeitbeschäftigte, von der Überstundenregelung ausgenommene Mitarbeiter kann irreführend sein, wenn die OFCCP diese durchschnittliche Stundenzahl durch das Gehalt teilt, um einen Stundensatz für diese Mitarbeiter zu ermitteln.

• Tipp Nr. 4: Geben Sie für Vollzeitbeschäftigte, die von der Arbeitszeitregelung ausgenommen sind, „Arbeitsstunden in einer typischen Arbeitswoche” mit 40 Stunden pro Woche an. Verschiedene OFCCP-Beamte haben bestätigt, dass diese Bestimmung über die Arbeitsstunden für Vollzeitbeschäftigte, die von der Arbeitszeitregelung ausgenommen sind, kaum oder gar keine Bedeutung hat und dass 40 Stunden ein angemessener Ersatzwert sind.

Es gibt noch ein zweites Problem mit dem Begriff „in einer typischen Arbeitswoche geleistete Arbeitsstunden“. Für einige nicht freigestellte Mitarbeiter lässt sich eine „typische Arbeitswoche“ nicht ohne Weiteres definieren. Ist eine typische Arbeitswoche die durchschnittliche Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter im letzten Jahr gearbeitet hat? Ist es die typische Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter arbeiten würde, wenn es keine Möglichkeiten oder Anforderungen für Überstunden gäbe? Wie berücksichtigt man freiwillige oder unfreiwillige Entlassungen? Was ist eine typische Arbeitswoche für einen Mitarbeiter im Bereitschaftsdienst oder einen Mitarbeiter, der abwechselnd längere und kürzere Arbeitswochen hat? Was ist eine typische Arbeitswoche für einen Mitarbeiter, der unregelmäßige Arbeitszeiten hat und nie eine feste Arbeitswoche hat? In diesen Situationen ist es wichtig zu verstehen, dass die OFCCP versucht, zu verstehen, wie Mitarbeiter mit derselben Berufsbezeichnung und derselben Einstufung bezahlt werden. Die entscheidende Frage ist also nicht, was eine typische Arbeitswoche ausmacht. Die entscheidende Frage ist, wie die Bezahlung dargestellt werden sollte. Wenn die Bezahlung als Stundenlohn angegeben wird, sodass sie angemessen mit dem Stundenlohn anderer Mitarbeiter verglichen werden kann, verliert die Tatsache, dass es keine typische Arbeitswoche gibt, stark an Bedeutung. Die einzige Frage, die dann noch offen bleibt, ist, welche Zahl verwendet werden sollte, um eine typische Arbeitswoche für Mitarbeiter mit ungewöhnlichen Arbeitszeiten darzustellen. Für verschiedene Arten von Situationen kommen beispielsweise folgende Optionen in Frage:

• Angabe von 40 Stunden für einen regulären Vollzeitbeschäftigten, auch wenn der Mitarbeiter häufig zusätzliche Überstunden erhält;
• Angabe der durchschnittlichen Arbeitszeit für Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Teilzeitplänen sowie Erläuterung dieser Pläne;
• Anzeige der regulären Arbeitszeiten für Mitarbeiter, deren Arbeitszeitpläne gelegentliche (oder häufige) Freistellungen vorsehen.
• Tipp Nr. 5: Bei Mitarbeitern mit ungewöhnlichen Arbeitszeiten sollten Sie die Vergütung unbedingt als Stundenbetrag ausweisen. In Bezug auf die „in einer typischen Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden“ sollten Sie darlegen, wie eine Arbeitswoche ohne Überstunden, Entlassungen oder andere ungewöhnliche Arbeitszeiten aussehen könnte. Wenn Mitarbeiter wirklich unregelmäßige Arbeitszeiten haben, geben Sie die durchschnittliche Anzahl der pro Woche geleisteten Arbeitsstunden an. Erwägen Sie, Anmerkungen zu den geleisteten Arbeitsstunden hinzuzufügen, wenn Mitarbeiter in einer bestimmten Position oder Gehaltsstufe sehr unterschiedliche Arbeitszeiten haben.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels (19.03.2015) hat die OFCCP bei Compliance-Prüfungen, bei denen das neue Planungsschreiben und die detaillierte Auflistung zum Einsatz kamen, nur selten umfangreiche zusätzliche Informationen zur Vergütung angefordert. Durch die Bereitstellung klarer und angemessener Vergütungsdaten mit erklärenden Informationen, wo dies erforderlich ist, können zusätzliche Anfragen der OFCCP zu Vergütungspraktiken und -entscheidungen potenziell eingeschränkt werden.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2015.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.