3 Weitere Gründe für die Einführung einer SaaS-Lösung für die juristische Aufbewahrung?

In einem früheren Beitrag haben wir drei wichtige Gründe für die Abkehr von den veralteten, manuellen Prozessen der Rechtsbehelfsbelehrung hin zu den aufregend effizienten neuen SaaS-Lösungen für die Rechtsbehelfsbelehrung untersucht.

Wie wir bereits erwähnt haben, kann eine rechtliche Kontrolle komplex, ressourcenverzehrend und wahnsinnig ungenau sein und birgt das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und eines ungünstigen Ausgangs von Rechtsstreitigkeiten.

Bessere Integration und Zusammenarbeit

In einer mittelgroßen (oder sogar kleinen) internen Rechtsabteilung gibt es eine ständige Flut von Angelegenheiten zu verwalten und Aufgaben zu erledigen. Außerhalb der Rechtsabteilung sind die verschiedenen Unternehmensbereiche und -gruppen natürlich damit beschäftigt, ihre eigenen komplexen Operationen durchzuführen.

Um das Risiko eines versehentlichen Verlusts zu verringern, ist es jedoch unerlässlich, dass funktionsübergreifende Abteilungen und Teams im gesamten Unternehmen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die spezifischen Daten oder Assets Bescheid wissen, die sie identifizieren wollen. Mit manuellen, konventionellen Ansätzen, um dies zu koordinieren und die richtigen Ergebnisse zu erzielen? Das ist praktisch unmöglich.

Wie wir in Grund Nr. 2 in unserem vorherigen Beitrag dargelegt haben, kann eine SaaS-Lösung für die rechtliche Aufbewahrung, die in eine HR- oder Unternehmensdatenbank integriert ist, schnell und genau die richtigen Verwahrer für bestimmte Daten und Materialien ermitteln. Die Vorteile der plattform- und produktübergreifenden Integration gehen jedoch noch weiter, wenn ein Legal Hold-Tool mit Systemen für die Verwaltung von Angelegenheiten, Inhalten und Vermögenswerten, E-Mail, globalen Verzeichnissen und mehr verbunden ist:

• Eine bessere, automatisierte Kommunikation verbessert die Datenerhaltung und maximiert gleichzeitig die Effizienz und die Einsparungen.
• Juristische Abfragen können aus der integrierten Vorgangsverwaltung heraus gestartet werden, statt separat.
• Der Status der Aufbewahrung und der Datenerhaltung kann zentral überwacht und gemeldet werden.

Ein weiterer wichtiger Vorteil?

• Die Verbesserung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und der Reaktionsfähigkeit zwischen der Rechtsabteilung und anderen Teams des Unternehmens fördert die Partnerschaft und erhöht das Ansehen der Rechtsabteilung innerhalb des Unternehmens.

Begrenzung der Anbieterkosten für die ESI-Erhebung und -Verarbeitung

Ein schlecht ausgeführter Legal Hold kann die E-Discovery-Kosten in die Höhe treiben. Wie? Sobald Sie relevante ESI identifiziert haben, besteht die nächste Aufgabe darin, diese zu sammeln und zu verarbeiten ("culling"), um irrelevante Daten oder Materialien zu eliminieren, und sie zur Überprüfung zu speichern.

Um dies zu erreichen, wenden sich interne Rechtsabteilungen oft an externe Anbieter, forensische Berater oder sogar ihre eigenen IT-Abteilungen. Wenn jedoch während des Legal-Hold-Prozesses Fehler bei der Identifizierung gemacht wurden - wie etwa das Versäumnis, alle relevanten Daten zu identifizieren - kann dies zusätzliche Erfassungs- und Verarbeitungskosten nach sich ziehen.

Die Kosten für die Erfassung und Bearbeitung können sich schnell summieren, da viele Anbieter ihre Arbeit pro Stunde oder pro Gerät abrechnen. Hier ein einfaches Beispiel, das am unteren Ende der Skala angesiedelt ist, für eine einzige relativ bescheidene Angelegenheit:

Rechnen Sie dies nun auf mehrere Angelegenheiten oder auf komplexere Angelegenheiten hoch, die viele weitere Geräte in einer großen Unternehmensumgebung betreffen - und rechnen Sie dann die zusätzlichen Kosten ein, die durch einen unzureichenden Prozess der Rechtssicherung verursacht werden.

Zusätzliche Kosten für den Anbieter? Diese Daten müssen in ein Tool zur Dokumentenprüfung geladen werden. Auch dies wird oft ausgelagert, und die Anbieter berechnen in der Regel pro Gigabyte für die Verarbeitung und das Laden der Daten. Das kann etwa 150 bis 250 Dollar pro Gigabyte für die Verarbeitung und weitere 50 bis 100 Dollar pro Gigabyte für das Laden in das Prüfprogramm kosten. Nochmals: Stellen Sie sich die Kosten vor, wenn zu einer einzelnen Angelegenheit Zehntausende oder sogar Millionen von Dokumenten gehören und ein mangelhaftes Legal Hold-Verfahren dazu führt, dass noch mehr Arbeit vom Anbieter erledigt werden muss.

Beseitigung der Kosten für die Befragung der Aufsichtspersonen

Das Legal-Hold-Verfahren basiert auf einer effektiven Zusammenarbeit mit den wichtigsten Verwahrern potenziell relevanter Daten oder Dokumente. Sobald die erforderlichen Daten identifiziert wurden, umfasst ein Teil des Prozesses zum Auffinden dieser Daten die Befragung potenzieller Verwahrer, um genau zu beurteilen, welche Daten, Dokumente und Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und wo sich diese Elemente befinden: in E-Mails, auf einem Laufwerk, in einem mobilen Gerät, sogar in Textnachrichten oder Beiträgen in sozialen Medien.

Traditionell obliegt es der Rechtsabteilung, entweder persönliche Gespräche mit diesen Verwahrern zu führen, um herauszufinden, wo diese Informationen aufbewahrt werden, oder diese Aufgabe häufig an externe Anwälte zu delegieren.

Der Preis für die Einhaltung der Vorschriften kann hoch sein, selbst in diesem sehr konservativen Beispiel:

Durch die Automatisierung dieses Schritts mithilfe einer SaaS-Lösung für die juristische Aufbewahrung kann eine Rechtsabteilung einen Großteil der mit diesem Teil des Prozesses verbundenen Kosten einsparen. Wie?

• Mithilfe von Drag-and-Drop-Schnittstellen kann ein firmeninternes Rechtsteam maßgeschneiderte, selbsterklärende Fragebögen für die Sorgeberechtigten entwerfen und dabei Vorlagen verwenden, die bewährte rechtliche Verfahren und gerichtlich geprüfte Fragen enthalten.
• Die einfache und klare Gestaltung eines guten webbasierten Fragebogens bedeutet, dass die Verwahrer schnell und präzise antworten können, so dass keine Gespräche mit Anwälten erforderlich sind.
• Automatisierte Erinnerungen und Eskalationen können die Einhaltung der Vorschriften ebenfalls optimieren.
• Eine qualitativ hochwertige SaaS-Lösung erstellt sofort prüfungsfähige Berichte über den Legal-Hold-Prozess, damit Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen können, damit dieser einer gerichtlichen Prüfung standhält.

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Das steht alles in diesem ebook, 9 Gründe, warum Sie eine SaaS-Lösung für juristisches Halten brauchen. Möchten Sie Ihre Optionen im Bereich der Rechtstechnologie prüfen oder ein Argument für die Einführung vor anderen Interessengruppen oder der Geschäftsleitung vorbringen? Dieses Buch ist ein nützliches Hilfsmittel bei der Bewertung der vielen Vorteile (und der fast nicht vorhandenen Nachteile) von SaaS-Software für die Rechtsabteilung.