Dieser Artikel ist ein umfassender Leitfaden für Business-Continuity-Tests, der eine Reihe praktischer Methoden vorstellt, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
Laut einer Studie von BC Benchmark aus dem Jahr 2019 gaben 57 % der Unternehmen an, dass sie zwei- bis viermal pro Jahr Tests durchführen. Sie tun dies, weil es dazu beiträgt, eine einheitliche Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu erreichen, was bedeutet, dass es im Falle einer Unterbrechung besser vorbereitet ist.
Doch wie wichtig ist es, die Bereitschaft für Unterbrechungen der Geschäftskontinuität zu testen?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum die Erstellung eines BCP nur die halbe Miete ist und warum Sie unbedingt häufige Teststrategien anwenden sollten, um Lücken in Ihrer Geschäftskontinuität zu erkennen und Ihre Bereitschaft zu verbessern.
Was ist ein BCP-Test?
Das Testen des Geschäftskontinuitätsplans (BCP) ist eine Methode, um zu prüfen, wie gut Ihre Mitarbeiter auf einen Notfall vorbereitet sind. Es handelt sich um eine Risiko-Realitäts-Simulation, bei der Mitarbeiter und Notfallteams zusammenarbeiten müssen, um eine Lösung zu finden und verlorene Daten, Personalprobleme, Kommunikationstechnologien oder beschädigtes Eigentum wiederherzustellen. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Übung für den Fall, dass in einer Organisation ein größeres Problem auftritt.
Es gibt viele Gründe, warum die Prüfung der Geschäftskontinuität für die Aufrechterhaltung Ihrer Sicherheit unerlässlich ist:
- Katastrophenteams können Lücken, Interdependenzen und verbesserungswürdige Bereiche im Krisenmanagement identifizieren
- Kontinuierliche Verbesserung der Pläne durch Prüfung neuer Informationen
- Erfüllung von Compliance-Anforderungen und Regulierungsbehörden
- Reduzieren Sie Wiederherstellungszeit und -kosten
- Tests zeigen ein höheres Maß an Engagement für Ihre Kunden
- Dieses Engagement bedeutet, dass Sie als Lieferant eines Unternehmens unter den Wettbewerbern aufsteigen (und somit mehr Projekte übernehmen und Kunden gewinnen können).
40 % der befragten Personen gaben an, dass sie im vergangenen Jahr mindestens einmal einen BC-Test durchgeführt haben, und weitere 35 % haben innerhalb der letzten sechs Monate einen Test durchgeführt. Die Durchführung dieser Tests trägt dazu bei, dass Ihr BCP nie in Verzug gerät und dass Sie nicht Gefahr laufen, dass eine Katastrophe ausbricht.
Gibt es Hindernisse für Tests?
Es hat wenig Sinn, auf die BC-Tests zu verzichten. Es gibt einfach so viel zu gewinnen, wenn man diese Tests durchführt.
Es kann jedoch einige Hindernisse für Business-Continuity-Tests geben. Das Haupthindernis für BCP-Tests besteht darin, dass Manager befürchten, sie könnten bei der Übung scheitern und Wettbewerber oder Kunden könnten dieses Versagen entdecken. Bei einem solchen Ansatz geht es bei BCP-Tests nicht darum, zu bestehen oder zu scheitern, sondern vielmehr darum, Lücken in der Notfallvorsorge aufzudecken. Außerdem finden BC-Tests innerhalb einer Organisation statt, so dass niemand sonst erfährt, wenn sich herausstellt, dass es viele Bereiche gibt, die verbessert werden müssen.
Einige Unternehmen entscheiden sich dagegen, weil sie keinen Nutzen in einem Test sehen. Dies beruht jedoch in der Regel auf Unkenntnis der Vorteile - Unternehmen aller Branchen können ihre Katastrophenabwehr verbessern, wenn Tests durchgeführt werden. Wer die Geschäftskontinuität testet, bleibt sicherer, kann sicherstellen, dass Daten und Produktivität nicht verloren gehen, und hat die Gewissheit, dass es weniger Probleme mit Sachschäden und schweren Verletzungen von Mitarbeitern gibt.
Zu berücksichtigende Risiken
Sie fragen sich wahrscheinlich, welche spezifischen Risiken Sie bei der BCP-Prüfung berücksichtigen sollten. Einige der häufigsten sind:
- Naturkatastrophen (Feuer, Überschwemmungen, Wirbelstürme usw.)
- Sach-/Netzschäden (Stromausfall, beeinträchtigter Zugang zu Einrichtungen, Transportunterbrechung, Kommunikationsunterbrechung)
- Gesundheitsprobleme der Mitarbeiter (Autounfälle, Krankheiten, Verletzungen, Herzinfarkte, Erschöpfung/Hyperthermie des Personals)
Achten Sie bei der Durchführung von BCP-Tests darauf, dass Sie all diese Risiken berücksichtigen. Dies ist für die Ausarbeitung eines umfassenden Aktionsplans erforderlich.
Vor dem Hintergrund dieser Risiken sollten wir uns die wichtigsten Szenarien für BCP-Tests ansehen.
1. Datenverlust und Datenschutzverletzung
Cyberangriffe und Datenverluste sind heute die häufigsten Katastrophenszenarien am Arbeitsplatz. Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt Ihre Reaktion auf diese Krisen testen. Einige häufige Ursachen für Datenverluste am Arbeitsplatz sind:
- Unbeabsichtigt gelöschte Dateien und Verzeichnisse
- Ransomware und Cyberangriffe
- Ein Server oder ein Laufwerk fällt aus
- Ausfall des Rechenzentrums
Führen Sie einen BC-Test durch, bei dem Ihr Team den Zugang zu verlorenen Daten wiederherstellen muss. So können sie herausfinden, wer dafür verantwortlich ist, wie die Kommunikation während des gesamten Prozesses abläuft und welche Prioritäten dabei gesetzt werden sollten.
2. Datenwiederherstellung
Dieses Szenario ist hilfreich für Unternehmen, die sicherstellen wollen, dass eine große Menge an Daten wiederhergestellt werden kann, falls sie verloren gehen.
Mit diesem Test wird bewertet, ob Ihr Team möglicherweise Ziele benötigt, die in Ihrem RTO enthalten sind oder nicht. Außerdem wird sichergestellt, dass die Dateien bei der Wiederherstellung nicht beschädigt werden und dass jeder weiß, wie er auf die in der Cloud gespeicherten Sicherungen zugreifen kann.
3. Strom-/Netzausfälle
Wenn Sie in einem Gebiet mit vielen Stürmen leben, werden Sie am Arbeitsplatz wahrscheinlich mit Strom- und Netzausfällen zu kämpfen haben. In diesem Test geht es darum, was zu tun ist, wenn ein Sturm Ihren Strom für längere Zeit ausfallen lässt.
Sie lernen, wie Sie Ihre Mitarbeiter über den Vorfall informieren und Aufgaben sowohl intern als auch extern delegieren können. Durch Tests können Sie feststellen, welche Abteilungen am stärksten von einem Stromausfall betroffen sind und sofortige Hilfe benötigen.
Wenn Sie über eine Notstromversorgung verfügen, müssen Sie dafür sorgen, dass ein Teammitglied auch weiß, wie man sie benutzt. Sie sollten auch sicherstellen, dass jemand über einen mobilen Wiederherstellungsort Bescheid weiß (falls es einen solchen gibt).
4. Physische Unterbrechung
Wahrscheinlich führen Sie diese Art von BCP-Tests bereits in Form von Brandschutzübungen durch. Sie sollten auch Übungen durchführen und lernen, was bei anderen Naturkatastrophen wie Tornados, Wirbelstürmen, Erdbeben und Sturzfluten geschehen wird. Auch Bombendrohungen und aktive Schießübungen können hier getestet werden. Tests zu physischen Störungen sind für die Regulierung und Gewährleistung der physischen Sicherheit der Mitarbeiter am wichtigsten.
5. Notfallkommunikation
Diese Szenarien beschreiben, wie die Menschen am Arbeitsplatz im Falle einer Katastrophe kommunizieren sollen. Sie müssen festlegen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, eine Software für die Notfallbenachrichtigung beschaffen und den Mitarbeitern beibringen, wie diese zu verwenden ist. Außerdem müssen Sie die Kontaktinformationen für den Notfall aktualisieren und Vorlagen für jedes größere Katastrophenszenario erstellen.
Die Stufen der BCP-Prüfung
Die BCP-Prüfung erfolgt in fünf Stufen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über jede dieser Stufen, um zu verstehen, wie die Tests durchgeführt werden müssen. Im Folgenden werden die Möglichkeiten beschrieben, wie Ihre Organisationen die Verantwortlichkeiten von Unternehmen und Mitarbeitern klarer herausstellen, Ressourcen für die Wiederherstellung von Daten und Personal finden und allgemein auf das Schlimmste nach einer Unterbrechung der Dienste vorbereitet sein können.
Die erste BC-Teststufe
Eine Tabletop-Übung ist eine Gruppenübung, bei der die Reaktion Ihres Krisenteams auf bestimmte, möglicherweise eintretende Katastrophensituationen untersucht wird. Ziel ist es, bisher unentdeckte Lücken in Ihrem Plan schnell aufzudecken. Bei einer Tabletop-Testübung werden die verschiedenen Probleme untersucht, die Ihr Reaktionsteam angehen muss. Ein allgemeiner Leitfaden für eine erfolgreiche Tabletop-Übung umfasst:
- Auswahl einer realistischen Bedrohung, die in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen tatsächlich vorkommen kann (wenn Sie üben, auf diese Bedrohung zu reagieren, wissen Sie, dass Sie ein Krisenteam haben, das in realistischen Szenarien handeln kann)
- Klare Ziele haben, was erreicht werden muss
- Halten Sie sich an den Zeitplan, den Sie (und die anderen Teilnehmer) im Voraus festgelegt haben
Handeln Sie nach dem, was Sie in der Übung gelernt haben (besprechen Sie die Stärken und Schwächen der Art und Weise, wie die Organisation auf die Bedrohung reagiert hat, und überlegen Sie, wie Sie Ihre schwächsten Punkte ausbauen können).
Die zweite BC-Teststufe
Erfahrene Benutzer sind ein wesentlicher Bestandteil der zweiten Stufe der Wiederherstellungsmaßnahmen. Diese Personen sind am wichtigsten für die Planung von Maßnahmen zur Bekämpfung von Problemen mit BC-Störungen.
Moderierte Diskussionen können auf verschiedene Weise stattfinden. Sprechen Sie über das Szenario, das Sie während Ihrer Tabletop-Übung durchgespielt haben, und identifizieren Sie mögliche Probleme und Fragestellungen bei Ihrer Reaktion. Diese können Sie dann aus dem Szenario herausnehmen und dem für die Krisenbewältigung zuständigen Team vorlegen. Die Beteiligten können dann ein Brainstorming durchführen und darüber diskutieren, wie diese Probleme besser hätten gelöst werden können, so dass alle einen effizienteren Aktionsplan für den Ernstfall haben.
Die dritte BC-Stufe
Als nächstes brauchen Sie eine Strategie für mehrere Standorte und mehrere Tage. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie Teams von Mitarbeitern schicken, die von zu Hause aus arbeiten. Andere sollten zu einer mobilen Bergungseinheit geschickt werden.
Diese Teams von Mitarbeitern werden an verschiedenen Katastrophen arbeiten. Jedem Team wird ein Szenario vorgegeben, um das es sich kümmern muss, und die Teilnehmer innerhalb des Teams müssen unter begrenztem Druck zusammenarbeiten, um die simulierte Situation zu erkennen und zu bewältigen. Sie müssen als geschlossene Einheit zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen, mit den ihnen vorgelegten Informationen umzugehen, zu protokollieren, was passiert, und Dilemmas innerhalb der fiktiven Krise zu bewältigen.
Die vierte BC-Teststufe
Nachdem einzelne Teams/kleine Gruppen die Bewältigung von Katastrophen simuliert haben, müssen Sie einen Trockenlauf planen. Dies bedeutet, dass das Büro geschlossen wird, das Personal zu einer mobilen Wiederherstellungseinheit geschickt wird und ein Trockenlauf der im Voraus geplanten Aktivitäten und Lösungen durchgeführt wird.
Dies ist eine Erweiterung der Simulation für ein einzelnes Team auf die Interaktion mehrerer Teams. Auf dieser Ebene der BCP-Tests ist das Ziel, dass die Teams miteinander kommunizieren und sich koordinieren.
Die fünfte BC-Prüfungsstufe
An Übungen in vollem Umfang sind alle Teams beteiligt, die in einer echten Krise arbeiten würden. Sie müssen einen Tag mit voller Auslastung wählen, an dem so viele Mitarbeiter wie möglich arbeiten, und einen Probetest durchführen. Die Mitarbeiter sollten nicht vorgewarnt werden - es muss eine Überraschung sein, damit der Test so realistisch wie möglich ist.
Diese Stufe sollte erst dann in Angriff genommen werden, wenn alle anderen Stufen gemeistert wurden. Alle Teams müssen kompetent sein und Vertrauen in ihre Fähigkeiten und Erfahrungen haben, um eine möglichst effiziente Übung in vollem Umfang durchführen zu können.
Verschiedene Arten von Tests
Sie müssen in Ihrem Unternehmen mehrere Arten von Business-Continuity-Testplänen ausprobieren. So stellen Sie sicher, dass Sie Lücken in Ihrem Wiederherstellungsplan erkennen. Lesen Sie weiter, um mehr über einige der Testarten zu erfahren, auf die sich Ihr Unternehmen konzentrieren muss, um so effizient und effektiv wie möglich zu sein.
1. Tabletop-Test
Ein Tabletop-Test ist eine der besten Möglichkeiten, um alle wichtigen Mitarbeiter einzubeziehen. Wie bereits erwähnt, handelt es sich dabei um einfache Gruppenübungen, bei denen die Effizienz Ihres Krisenteams analysiert wird. Möglicherweise möchten Sie mehrere Tabletop-Übungen durchführen, um verschiedene Katastrophensituationen zu untersuchen.
2. Begehung/Simulationstest
Ein BCP-Simulationstest ist lediglich eine praxisorientiertere Art der Tischübung.
Wie der Name schon sagt, besteht ein Tabletop-Test hauptsächlich aus der Besprechung von Plandetails an einem Tisch. Bei einem Simulationstest werden dagegen reale Wiederherstellungsmaßnahmen in diese Diskussionen einbezogen. Er kann Notfallbenachrichtigungen, die Wiederherstellung von Backups, Datenverluste, Netzwerkausfälle, physische Wiederherstellung und im Grunde jedes andere Szenario abdecken, in dem ein Risiko Realität wird.
Neben dem kritischen Personal sind alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens in diesen BCP-Testprozess eingebunden.
3. Planüberprüfung
Eine Planüberprüfung ist im Grunde ein Audit des Geschäftskontinuitätsplans. Das BCP-Team, das C-Level-Management und die Abteilungsleiter kommen zusammen, um den Plan zu überprüfen. Zu diesem Zeitpunkt wird gemeinsam entschieden, ob Komponenten des BC fehlen oder überarbeitet werden müssen.
Zu den Aspekten, die während eines Treffens besprochen werden, gehören:
- Kontaktinformationen der BCP-Teammitglieder
- Die Gültigkeit der Rückforderungsverträge Ihrer Organisation
- Abdeckung der anwendbaren BC- und Disaster-Recovery-Szenarien
- Schulung neuer Manager zu den Einzelheiten des Plans (die sie dann an ihre Teams weitergeben können)
Diese Art von Test eignet sich im Allgemeinen am besten für die Schulung neuer Mitglieder des BCP-Teams. Er eignet sich auch hervorragend für das regelmäßige Onboarding neuer Mitarbeiter.
Was ist nach dem BCP-Test zu tun?
Nachdem Ihr BCP-Test durchgeführt wurde, müssen Sie einige Dinge mit den Ergebnissen tun.
- Besprechen Sie die Testergebnisse mit allen Teilnehmern, wenn der Test abgeschlossen ist (und wiederholen Sie dies, nachdem alle Notizen zusammengestellt wurden).
- Zuweisung von Zuständigkeiten für offene Maßnahmen an die Personen, die sich um sie kümmern müssen
- Aktualisierung und Verteilung des schriftlichen Plans für die Geschäftskontinuität
- Erfassen Sie Punkte, die Sie bei der nächsten Durchführung eines BCP-Tests berücksichtigen sollten
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Ergebnisse aller Tests, die Ihr Unternehmen durchführt, zu dokumentieren. Außerdem sollten Sie alle verwertbaren Erkenntnisse aus diesen Tests festhalten. Dies hilft Ihren Mitarbeitern und Auftragnehmern zu lernen, was in Zukunft verbessert werden kann und sollte. Außerdem kann sich jeder ein Bild von den erzielten Fortschritten machen und diese nachvollziehen.
Die Weiterverfolgung der Ergebnisse, das Aufschreiben von Empfehlungen aus den durchgeführten Tests und die Konsolidierung der Notizen sind die wichtigsten Prozesse bei BCP-Tests. Das Testen, die Registrierung der Testergebnisse und die Durchführung von Methoden zur Verbesserung Ihrer BCP ist eine der besten Möglichkeiten, die Reaktionsprozesse Ihrer Organisation zu stärken.
Los geht's
Jetzt, da Sie alles über die Prüfung der Geschäftskontinuität wissen, ist es an der Zeit, damit zu beginnen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
