Da Rechtsabteilungen vor der Herausforderung stehen, die Kosten zu senken, obwohl sie mit einer größeren Arbeitsbelastung als je zuvor konfrontiert sind, haben sie sich technologischen Tools wie der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe und detaillierten Analysen zugewandt, um dies zu erreichen.
Auf der Suche nach schlankeren Prozessen und höherer Effizienz erschließen Legal Operations-Teams eine neue Dimension der Rechtstechnologie. Wie Bloomberg berichtet, geschieht dies in jeder Art von Unternehmen, von Apple über Google bis hin zu anderen, die sich über die eskalierenden Kosten für Rechtsdienstleistungen Sorgen machen. Dies war ein Thema, das viele Teilnehmer des CLOC Institute 2018 beschäftigte, heißt es weiter.
Durch die Nutzung von Datenanalysen versuchen diese Teams, ihre Entscheidungen über die Inanspruchnahme von externen Anwälten auf der Grundlage detaillierter Metriken zu treffen. Diese Art des aktiven Managements ist erst in den letzten Jahren entstanden, da die Kosten in die Höhe geschnellt sind, insbesondere in Phasen wie der vorgerichtlichen Ermittlung.
Apple hat ein zentrales Datensystem eingeführt, mit dessen Hilfe das Unternehmen alles bewerten kann, von der Gerichtsbarkeit, in der ein Fall verhandelt wird, bis hin zu der Frage, ob ein externer Rechtsbeistand sein Budget einhalten wird oder nicht. Das ist auch für die externen Anwaltskanzleien von Vorteil, denn es hilft ihnen, präzisere Entscheidungen über die Offenlegung von Informationen zu treffen und ihren Kunden Geld zu sparen. Mit Hilfe von Analysen können sie dann hochrechnen, wie und wo sie in Zukunft Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielen können.
Kostenverständnis: eine "Innovation" für Rechtsabteilungen
Jetzt, da die Prozesse und Praktiken der Rechtsabteilungen von Unternehmen professionalisiert werden, ergreifen die Leiter dieser Rechtsabteilungen Maßnahmen, um das Kostenmanagement auf ein Niveau zu bringen, das für andere Abteilungen in einem Unternehmen bereits typisch ist. Wie Mary O'Carroll von Google zum Abschluss des diesjährigen CLOC Institute feststellte...
"Als ich bei Google anfing, hatten wir keine gute Möglichkeit, unsere Ausgaben für externe Anwälte zu verfolgen, also investierten wir in den Aufbau eines Dashboards für externe Anwälte. Das brachte uns Auszeichnungen und viel Aufmerksamkeit ein. Es hat uns geholfen, die Auszeichnung "Innovativste Abteilung des Jahres" zu gewinnen... das ist richtig... "Innovativste Abteilung". In welcher anderen Welt ist ein Dashboard, das Ihre Budgets mit den tatsächlichen Ausgaben vergleicht, irgendwie "innovativ"?! Glauben Sie, dass eine Marketingabteilung jemals einen Preis dafür gewonnen hat, dass sie ein Mittel zur Verfolgung der Ausgaben für ihre Marketingkampagnen hat? Der Grund, warum es so 'innovativ' war, ist, dass es sonst niemand gemacht hat.
Sie wies auch darauf hin, dass es trotz der Fortschritte noch viel Raum für Verbesserungen gibt:
"Obwohl wir große Fortschritte gemacht haben, gibt es immer noch so viele Bereiche in unserer Branche, in denen die Technologie nicht unseren Bedürfnissen entspricht..."
Wenn juristische Automatisierung auf Analytik trifft
Die Partnerschaft zwischen der Datenanalyse und der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe ist einer der Bereiche, in denen es bereits enorme Verbesserungen gegeben hat, und es gibt noch mehr zu tun, wenn das Jahr 2018 weitergeht.
Eine SaaS-Plattform zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe mit starken integrierten Analysefunktionen ermöglicht es Managern und Workflow-Designern, detaillierte Bewertungen der Prozessleistung und des Erfolgs vorzunehmen. Ineffizienzen können durch die iterative Verbesserung von Workflow-Vorlagen identifiziert und beseitigt werden. Selbst wenn ein Workflow bereits läuft, sollte es für einen Designer möglich sein, Anpassungen vorzunehmen, um die Ergebnisse zu optimieren.
Weitere Analysefunktionen einer juristischen WFA-Lösung sollten benutzerdefinierte Dashboards mit Drilldown-Funktionen, Datenaktualisierungen in Echtzeit, die Lieferung von Berichten direkt an Ihren Posteingang, die Verfügbarkeit mehrerer Diagrammtypen, Berichtsschnittstellen und benutzerdefinierter Ansichten sowie den Datenexport für die Offline-Überprüfung umfassen.
Der Einblick in alle Arbeitsabläufe, den eine hochmoderne Plattform zur Workflow-Automatisierung den Managern bietet, ermöglicht es ihnen, die Analysetools der Rechtsabteilung in ihrer gesamten Abteilung zu nutzen. Wenn andere Abteilungen und Gruppen beginnen, die Workflow-Automatisierung zu nutzen , um rechtliche und Compliance-Praktiken in ihre eigenen Arbeitsabläufe einzubetten, kann die Prozessoptimierung sogar über die Rechtsabteilung hinausgehen. Dadurch erhält die Rechtsabteilung eine zentralere und strategischere Rolle im gesamten Unternehmen.
Die Integration von Workflow-Automatisierung und Legal Operations-Analysen gibt Rechtsabteilungen die Effizienz und Effektivität, die sie benötigen, um allen Anforderungen gerecht zu werden. Denn während das juristische Umfeld immer komplexer wird und die Herausforderungen in Bezug auf Risiken und Compliance zunehmen, steigt der Druck, die Kosten unter Kontrolle zu halten, immer weiter an.
Der Druck, die Kosten unter Kontrolle zu halten, wird immer größer.
