Zeit in Geld verwandeln: 3 Wege zur Steigerung der Rentabilität Ihrer Rechtsabteilung mit Technologie

In einem kürzlich erschienenen Artikel von Artificial Lawyerstellte eine Umfrage fest, dass 67 % der Syndikusanwälte in schnell wachsenden Unternehmen das Gefühl haben, in geringwertiger Arbeit vergraben zu sein. Dementsprechend hat die Steigerung der Rentabilität in den Rechtsabteilungen ebenso viel mit Zeitersparnis zu tun wie mit Kostensenkung, Automatisierung von Aufgaben mit geringer Priorität oder "mehr mit weniger tun". Wir beobachten, dass immer mehr Rechtsteams dies in die Praxis umsetzen, indem sie sich auf zeitsparende Maßnahmen konzentrieren, um ihre Produktivität und ihren Output zu steigern. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele dafür, wie Vordenker die Technologie nutzen, um den Verwaltungsaufwand zu verringern, die täglichen Prozesse zu beschleunigen und die Rentabilität ihrer Rechtsabteilungen zu steigern.

Es ist keine Überraschung, dass Ablenkungen unsere Produktivität beeinträchtigen - und im Falle von Rechtsteams auch die abrechenbaren Stunden. Mit dem Ansturm neuer Technologien, die eine bessere Kommunikation versprechen, kommt eine Reihe von neuen Dings, Pings, Slacks, Chats und mehr. Wir wollen damit nicht sagen, dass diese neuen Kommunikationsformen keine Veränderungen mit sich bringen - das tun sie -, aber bei einer Arbeit, die hohe Konzentration erfordert, können sich neue Kommunikationsmethoden wie ein zweischneidiges Schwert anfühlen.

Wir glauben, dass eine gute Kommunikation einer der Faktoren ist, die den Unterschied zwischen juristischen Teams, die lediglich funktionieren, und solchen, die erfolgreich sind, ausmachen. Und wir glauben nicht, dass es wirklich auf die Form der Kommunikation ankommt, ob wir nun an E-Mail, Chat oder (das gute alte) Telefon denken. Aber wenn es sich bei diesen Nachrichten um wiederholte Eskalationen oder Nachfassaktionen zu langwierigen Anfragen handelt, wissen wir, dass es einen besseren Weg gibt. Rechtsabteilungen können sich besser konzentrieren, indem sie wiederholbare, skalierbare Aufgaben in Workflow-Systeme einbringen, die sich um sich selbst kümmern. Eine "Bitte nicht stören"-Einstellung kann ein Notbehelf sein, aber ein System, das sich um Verzögerungen kümmert und verwirrendes Hin und Her auf der Rückseite eliminiert, verbessert wirklich die Produktivität und gibt Anwälten Zeit zurück, um das zu tun, was sie am besten können: Zeit in Geld verwandeln.

Ein aktueller Bericht von Carnegie Mellon zeigt, dass 37 % der Zeit, in der jemand seine E-Mails abruft, er aufschieben. Antwort aufschiebt. Dies bestätigt eine weit verbreitete Erfahrung: dass wir genauso viel Zeit damit verschwenden können Suche nach Zeit mit der Suche nach einer E-Mail vergeuden, als mit deren Beantwortung. Kluge Teams verdoppeln ihr Zeitmanagement und ihre Kosteneinsparungen, indem sie sich auf E-Mails konzentrieren. Tatsache ist, dass geschäftskritische E-Mails nicht einfach nur als E-Mails existieren sollten. E-Mails, die Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung oder der Verwaltung von Angelegenheiten vorantreiben, sollten automatisch in einen Prüfpfad in Ihrem Single-Source-of-Truth-System aufgenommen werden. Auf diese Weise kann die Zeit, die mit der Suche nach wichtigen Informationen verbracht wird, in die Kenntnis der Anwälte umgewandelt werden, die genau wissen, wo sich geschäftskritische Informationen befinden und wie sie darauf reagieren können.

In einer kürzlich von ALM Research durchgeführten Umfrage haben wir Folgendes festgestellt nur 12 % der Befragten der Meinung sind, dass ihre juristischen Technologiepakete "sehr gut integriert" sind, und eine überwältigende Mehrheit sieht noch viel Raum für Verbesserungen. Wir wissen, dass während der Pandemie ein wahnsinniger Ansturm auf technologische Hilfsmittel stattfand, um Anwälten die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit von zu Hause aus und in einem verwirrenden und sich schnell verändernden Umfeld zu erledigen. Aber jetzt, wo eine Fülle von Technologien eingeführt wurde und miteinander um die technologische Vorherrschaft konkurrieren, führen sie oft zu doppelten Eingaben - eine der Hauptursachen für menschliche Fehler.

Manchmal sagen wir, dass diese Fülle an Technologien zu "Drehstuhl-Integrationen" führt, was bedeutet, dass Sie nach der Eingabe von Daten in ein System Ihren Stuhl zum anderen Monitor drehen und die Details erneut in die nächste Tabellenkalkulation oder das nächste System einfügen. Obwohl eine einzige Wahrheitsquelle immer der heilige Gral für Anwaltskanzleien sein wird, die ihre Fälle verwalten und organisieren wollen, müssen diejenigen, die noch nicht bereit sind, eine solche zu implementieren, damit beginnen, die Kanten ihrer Technologien so zu verschmelzen, dass sie in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren. Ohne klare, sofortige und automatisierte Integrationen werden Informationen von Hand dupliziert, was zu menschlichen Fehlern und überhöhten Geldstrafen oder Kosten führt. 

Selbst wenn eine Lösung nicht über eigene, sofort einsetzbare Integrationen verfügt, kann die Verwendung eines Workflow-Tools im Backend als eine Art "Haut" fungieren, die ansonsten ungleiche Lösungen miteinander verbindet. Rechtsexperten bekommen die neue Normalität in den Griff - eine Normalität, in der die Maxime gilt, dass die einzige Konstante die Veränderung sehr ernst nehmen - empfehlen wir, Zeit darauf zu verwenden, auf eine einzige Quelle der Wahrheit hinzuarbeitenoder zumindest die Verbindung und Integration der Technologien, die sonst um die Vorherrschaft konkurrieren.