Daten sind nicht nur eine riesige Chance für Ihr Unternehmen, sondern auch eine enorme potenzielle Bedrohung, die zur Risikobegrenzung solide Kontrollen erfordert. Genau aus diesem Grund setzen eine Reihe von Geschäftsbanken auf die Automatisierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle erstellten Dokumente fehlerfrei sind.
Die Mortgage Bankers Association bezifferte kürzlich die durchschnittlichen Kosten für die Vergabe eines Kredits auf 7.195 $. Angesichts dieser Zahl wird die Notwendigkeit, die Dokumentenerstellung zu rationalisieren und die Produktionszeiten zu verkürzen, ganz offensichtlich. Ein Großteil dieser Betriebskosten wird durch die Gehälter der Mitarbeiter verursacht, die manuelle Prozesse wie Dokumentenprüfung und -audit, Dateneingabe, Dokumentenverfolgung, interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit mit Dritten durchführen.
Abgesehen von den Kosteneinsparungen sind die Hauptgründe, warum die Automatisierung von Dokumenten im kommerziellen Bankensektor ein "No-Brainer" ist, die zunehmende Regulierung, die Anforderungen an die Skalierbarkeit, die unternehmensweite Standardisierung und die Risikominderung.
Erfüllung der sich ändernden Marktvorschriften
Seit dem Finanzcrash vor zehn Jahren wird der Bankensektor verstärkt unter die Lupe genommen und steht ständig unter dem Mikroskop, um sowohl effizient als auch ethisch korrekt zu arbeiten. Die Gültigkeit von Geschäftskrediten und Darlehensverträgen hängt von der Richtigkeit der Dokumentation ab. Fehler bei der Vergabe von Geschäftskrediten haben für die Banken oft schwerwiegende Folgen in Form von Geldstrafen und Reputationsverlust.
Die Erstellung von Bankunterlagen ist traditionell ein manueller Prozess, der zwangsläufig zu Fehlern führen kann (ob wir es glauben oder nicht, wir alle machen Fehler). Auch wenn die Verwaltung der Kundeninformationen korrekt zu sein scheint, kann keine Bank behaupten, dass alle Klauseln und rechtlichen Verpflichtungen wasserdicht sind, ohne über strenge Kontrollmethoden zu verfügen.
Software zur Automatisierung von Dokumenten gibt den Benutzern die Möglichkeit, genehmigte, unternehmensweite Dokumente sofort zu aktualisieren. Aktualisierungen können von jemandem durchgeführt werden, der das Dokument selbst versteht. Mit anderen Worten: Wenn es neue gesetzliche Vorschriften gibt, die berücksichtigt werden müssen, kann dies in einer einzigen, intern veröffentlichten Vorlage geschehen. Die Geschäftsanwender, die diese Vorlage verwenden müssen, können dann darauf zugreifen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein oder wesentliche Änderungen an der Softwareprogrammierung vornehmen zu müssen - die Technologie, die dies ermöglicht, wird üblicherweise als Low-Code-Software bezeichnet.
Skalierbarkeit
Die Wahrscheinlichkeit, ein einzelnes Dokument fehlerfrei zu erstellen, ist normalerweise recht hoch, da man den Inhalt noch verfeinern und überprüfen kann, ob er so ist, wie er sein soll. Wird dieses Produktionsniveau jedoch aufgestockt, führt es nachweislich zu Problemen. Das kommerzielle Kreditgeschäft ist ein risikoreicherer Geschäftsbereich, und für Kundenverträge werden ähnliche Verträge benötigt, aber kein einziges Detail ist jemals genau gleich. Die Formulierungen in den Dokumenten müssen vielleicht dem Branchenstandard entsprechen, aber persönliche Angaben, Darlehensbeträge, Sicherheiten und Prozentsätze unterscheiden sich in der Regel von Fall zu Fall.
Werkzeuge für die Dokumentenerstellung müssen mit der Internationalisierung und der Mehrsprachigkeit zurechtkommen. Wir leben in einer globalen Welt, in der rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr gearbeitet wird, und dieses Umfeld muss in der Lage sein, die steigende Nachfrage im Bankwesen zu bewältigen, und hier zeigt sich der Bedarf an erstklassiger Software für die Automatisierung von Dokumenten besonders deutlich.
Standardisierung und Digitalisierung
In stark regulierten Branchen wie dem Bankensektor ist die Genauigkeit von Dokumenten für die Unternehmensleistung, die Risikominderung und die kontinuierliche Verbesserung unerlässlich. Ungenauigkeiten können sich nachteilig auf den Ruf des Unternehmens auswirken und erhebliche Kosten verursachen. Hier zeigt sich, dass sich die Automatisierung von Dokumenten wirklich lohnt.
Die Automatisierung von Dokumenten ist in der Lage, die gängige und fehleranfällige Praxis der Wiederverwendung veralteter oder archivierter Dokumente, des "Suchens und Ersetzens" und des "Ausschneidens und Einfügens" zu beenden. Die Automatisierung von Dokumenten gibt Banken mehr Flexibilität bei der Verwaltung und Kontrolle standardisierter Dokumente.
Was die Größenordnung betrifft, so sind Geschäftsbanken weltweit und in der Regel mit mehreren Marken tätig. Viele der Rechtsklauseln können über viele Marken hinweg verwendet werden, und all dies kann mit Hilfe der Dokumentenautomatisierung in derselben Vorlage ausgeführt werden. Alles, was geändert werden muss, ist das spezifische Branding des Unternehmens und die Kundendaten. Die digitale Transformation rationalisiert die Prozesse und senkt die Kosten der Kreditvergabe. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Automatisierung von Dokumenten durch das Unternehmen und für den Kunden erfolgt - und somit einen Mehrwert für den Kunden schafft.
Die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses ermöglicht es den Kunden, ihre eigenen Dokumente zu erstellen. Ein Hauptvorteil besteht darin, dass die Banken das interne Dokument nicht mehr manuell erstellen müssen - die Kunden können dies online tun und erhalten sofort ein Ergebnis und eine Genehmigung. Die Leistungsfähigkeit von APIs (Application Programming Interfaces) bietet unbegrenzte Möglichkeiten zur Integration des Kreditgenehmigungsprozesses mit ergänzenden Produkten, wie z. B. digitalen Signaturen. Die Rationalisierung dieses Prozesses spart auch Zeit und Geld, während die Verantwortlichkeit und das Risiko neu positioniert werden.
Verringerung des operationellen Risikos
Etablierte und von der FCA vorangetriebene Vorschriften wie Dodd-Frank, Sarbanes-Oxley (SOX), Basel und die bevorstehende Einführung von MiFID II zielen darauf ab, den Schutz der Banken vor Bedrohungen für Governance, Risiko und Compliance (GRC) zusammenzufassen und zu verbessern.
Qualitätsmanagement und Dokumentenkontrolle sind ein wichtiger Baustein im Risikomanagement und können den Standpunkt "Müll rein, Müll raus" in "Qualität rein, Qualität raus" mit einem standardisierten und sauberen Ausgabeformat ändern. Die Automatisierung von Dokumenten bietet einen einfachen Weg für Geschäftsbanken, sich im Sturm der Regulierung zurechtzufinden und das Risiko durch eine bessere Einhaltung der Vorschriften und die Genauigkeit der Dokumente zu begrenzen.
Dies wiederum hilft bei der Einhaltung von Vorschriften wie Basel und älteren Vorschriften wie SOX, bei der Ausführung und der Verringerung von Dateneingabefehlern durch ein besseres Liefer- und Geschäftsprozessmanagement. Es ist von größter Bedeutung, dass die Gültigkeit der Informationen und die Qualität der Daten während der Verarbeitung und Ausgabe nicht beeinträchtigt werden, da die finanziellen und reputationsbezogenen Auswirkungen hier enorm sind.
Warum die Automatisierung von Dokumenten für Geschäftsbanken ein "No-Brainer" ist
Die Argumente für die Automatisierung von Dokumenten im kommerziellen Bankgeschäft sind überwältigend. Die Dokumentenautomatisierung bietet eine "einzige Version der Wahrheit" für die von Ihrem Unternehmen erstellten Dokumente und Vorlagen.
Ein automatisierter Ansatz hilft den Geschäftsbanken dabei:
- Verringerung der mit ungenauen Daten verbundenen operativen Risiken
- Beseitigung von Fehlern, die durch die manuelle Eingabe von Kundendaten entstehen
- Einführung intelligenterer Prozesse - Senkung der Kosten für die Kreditvergabe und Verbesserung des Kundendienstes
- Sicherstellen, dass rechtliche Verpflichtungen und variable Klauseln und Bedingungen eingehalten werden
- Förderung einer standardisierten unternehmensübergreifenden Dokumentation
- Passt perfekt zu Ihrer Strategie für digitale Transformation und kontinuierliche Geschäftsverbesserung
Wenn man also die Herausforderungen und die beträchtlichen Verbesserungsmöglichkeiten zusammennimmt, sollte das kommerzielle Bankwesen am meisten von der Implementierung der Dokumentenautomatisierung profitieren. Das Bankwesen ist ein Wirtschaftszweig, der durch den Einsatz von industrieller Software für die Dokumentenautomatisierung viel zu gewinnen hat, und es ist wirklich ein "No-Brainer".
Über HotDocs
Als Teil der AbacusNext-Unternehmensgruppe ist HotDocs weltweiter Marktführer im Bereich der Dokumentenautomatisierungstechnologie und versorgt einige der weltweit größten und renommiertesten Unternehmen, Geschäftsbanken und Anwaltskanzleien mit Software zur automatischen und präzisen Zusammenstellung häufig verwendeter Dokumente.
Unsere Technologie trägt nachweislich dazu bei, Risiken zu verringern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Qualität der geschäftskritischen Dokumentation zu erhöhen, Zeit zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Sie ist identisch, unabhängig davon, ob Sie sie vor Ort, in der Cloud oder als Hybridlösung einsetzen.
HotDocs enthält robuste, branchenübliche APIs, die es Ihnen ermöglichen, Ihre dynamischen, intelligenten interaktiven HotDocs-Interviews und -Formulare einfach in die digitale Online-Erfahrung Ihrer Kunden oder in Geschäftsanwendungen zu integrieren und einzubetten.
Weitere Informationen finden Sie unter:
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf HotDocs.com veröffentlicht. Im Juni 2024 übernahm Mitratech die Advanced Document Automation Platform, HotDocs. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
