Wie Workflow-Automatisierung die Prozesse der Familienbaugesellschaft beschleunigte, Teil 3
In unserem letzten Teil dieser dreiteiligen Serie über die Family Building Society wollen wir genau untersuchen, wie das Unternehmen mit Mitratech zusammengearbeitet hat, um den Hypothekenrückzahlungsprozess mithilfe der Workflow-Automatisierungsfunktionen von DataStore zu automatisieren.
Nachdem Family Building Society und Mitratech den Hypothekentilgungsprozess validiert hatten - und insbesondere den Teil des Prozesses, der dem Kunden den Betrag mitteilt, den er zur Tilgung seiner Hypothek benötigt - begann die eigentliche Arbeit.
Video-Tutorials
Zu Beginn stellte Mitratech der Gesellschaft Tutorial-Videos zur Verfügung, die alle Bereiche der DataStore-Workflow-Automatisierung, einschließlich der Erstellung der Workflows, ausführlich behandelten.
Die Videos boten den Nutzern eine einfache, selbstgesteuerte Möglichkeit, die Lösung zu erlernen; um sicherzugehen, was sie in jedem Video gelernt hatten, musste jeder Nutzer ein Quiz bestehen, um zum nächsten Video zu gelangen. Das durch das Ansehen der Videos erworbene Wissen spielte eine wichtige Rolle für den nächsten Teil des Projekts.
Zweitägiger Workshop
Der nächste Schritt? Ein zweitägiger Workshop vor Ort bei der Gesellschaft. Am ersten Tag wurden die ersten Elemente ermittelt, die erstellt werden müssen, bevor ein Benutzer mit der Arbeit an Automatisierungsfunktionen beginnen kann. Dazu gehörte die Erstellung grundlegender Objekte, wie z. B. Partitionen, die man für die Automatisierung eines Prozesses benötigt.
Nach diesem Teil des Workshops tauchten sie tiefer in den eigentlichen Hypothekenablösungsprozess ein. Die Workshop-Teilnehmer begannen unter der Anleitung von Mitratech mit einer Schritt-für-Schritt-Checkliste.
"Wir begannen mit der Erstellung eines E-Formulars in Datastore Workflow Automation mit allen für die Checkliste erforderlichen Feldern", so Ben Motteram, Director of Client Services bei Mitratech. "Das Team von Mitratech erstellte nur einige wenige Felder des Formulars, um ihnen zu zeigen, wie es gemacht wurde." Dann begann das Team der Family Building Society mit der Erstellung des Formulars. Auf diese Weise konnte das Team geschult werden, während gleichzeitig die tatsächlichen Arbeitsabläufe entwickelt wurden, die es anwenden würde.
Die Ergebnisse?
Das Team der Family Building Society wurde strategisch ausgewählt, um ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Erfahrungen zu repräsentieren. Dan Condon, Business Transformation Manager bei der Family Building Society, sagte, dass "wir eine so breite Mischung von Leuten ausgewählt haben, um zu sehen, welche Art von Programmierkenntnissen für diese Aufgabe erforderlich sein könnte".
Was sie vorfanden, überraschte sie. "Jeder war in der Lage, die Workflow-Automatisierung von DataStore innerhalb von ein oder zwei Tagen zu begreifen. Sie ist sehr intuitiv und erfordert eigentlich keine Schulung", sagte er.
Am Ende des zweitägigen Workshops hatte die Family Building Society eine Integration in ihr Banksystem, ein einfaches Online-Formular, auf dem sie nach Belieben aufbauen konnte, und einen grundlegenden End-to-End-Prozess, den das Formular durchlaufen konnte, erstellt. Im Wesentlichen verfügten sie nun über die Grundbausteine, um ihre eigenen Arbeitsabläufe zu erstellen.
Zurzeit ist die Gesellschaft dabei, einen Arbeitsablauf zu entwickeln und zu verfeinern, der den Prozess der Rückzahlung einer Hypothek an den Kunden um mehr als 95 % verkürzt - von zwei bis drei Tagen auf nur zwei Stundenmit anderen Worten.
"Diese Zahlen sind so groß, dass man sie kaum glauben kann", sagte Dan Condon. "Aber ich bin überzeugt, dass dieses Ziel mit der Hilfe von Mitratech erreichbar ist."
Mehr als ein einziger Prozess
Für Family Building Society ging es nie darum, einen einzelnen Workflow zu entwickeln, um einen einzelnen Prozess zu ersetzen. Vielmehr war es der erste Schritt, um die Geschäftsabläufe insgesamt zu verändern. "Wir wollten einen einzelnen Prozess auswählen, ihn in einem Pilotversuch testen und dann die Ergebnisse nutzen, um zu zeigen, dass es machbar ist", so Dan Condon. Das war das Hauptziel bei der Automatisierung dieses ersten Prozesses; sobald er fertig war, würde der nächste und der übernächste noch einfacher sein.
Ben Motteram sagt, dass "mit dem Abschluss dieses ersten Prozesses generische Arbeitswarteschlangen und generische Benachrichtigungen, die sie wiederverwenden können, sowie eine Bibliothek von Objekten zur Verfügung stehen werden."
Der erste Schritt in eine papierlose (aber menschenzentrierte) Zukunft
Die Automatisierung der Hypothekenablösung? Das ist nur die erste Phase eines längerfristigen Plans, den die Family Building Society geplant hat. "Wir werden unseren Kreditantragsprozess automatisieren und komplett papierlos machen", erklärt Dan Condon. Gegenwärtig kann ein Darlehensantrag weit über 100 Seiten umfassen. "All dieses Papier und die Informationen in DataStore zu übernehmen, ist eine riesige Aufgabe, aber die Vorteile sind enorm", sagte er.
Letztendlich möchte die Family Building Society jedoch ihr Back Office komplett umgestalten und so viele Aufgaben wie möglich automatisieren. Das Potenzial, die SLAs zu reduzieren und die Art und Weise, wie sie ihre Geschäfte abwickeln, komplett zu ändern, ist enorm und ermöglicht es ihnen, mit den großen Banken gleichzuziehen.
Aber eine Sache ist die Automatisierung nicht ist? Die Verringerung der Anzahl von Mitarbeitern oder Vollzeitäquivalenten. "Wir müssen mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern mehr erreichen, und papierlose Arbeitsabläufe ermöglichen uns genau das", betonte Dan Condon. "Automatisierung bedeutet für uns, dass wir weniger Zeit für den administrativen Teil aufwenden müssen und mehr Zeit für den menschlichen Kontakt haben - das Element, für das wir bekannt sind."
Um Teil 1 dieser Serie zu lesen, schauen Sie hier. Teil 2 finden Sie hier.
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