Was für einen Unterschied ein Jahr macht! Letztes Jahr um diese Zeit herrschte in der Gemeinschaft der Auftragnehmer eine gewisse Besorgnis und Angst vor den Auswirkungen der vorgeschlagenen neuen Verordnungen nach Abschnitt 503 und VEVRAA. Obwohl es immer noch Bedenken gibt, haben wir auf der diesjährigen Jahreskonferenz der National Industry Liaison Group (NILG) eine positive Veränderung der Stimmung in Bezug auf die Vorschriften festgestellt. Ja, es gibt noch einige Probleme zu lösen, und wir bei OFCCP sind uns dessen bewusst. Gleichzeitig haben wir auf der NILG-Konferenz aber auch viele großartige Ideen gesehen.
Es wurde viel über den "Business Case" und die "besten Praktiken" gesprochen, um dem Geist der neuen Verordnungen gerecht zu werden und eine integrative Belegschaft zu fördern, die Menschen mit Behinderungen willkommen heißt. Dies war erfreulich zu sehen, denn es zeigt, dass der Kulturwandel, den diese Verordnungen fördern sollen, bereits begonnen hat. Die Gespräche auf der Konferenz über wirksame Methoden zur Einstellung von Menschen mit Behinderungen und von Veteranen zeigen, dass die neuen Maßstäbe zur Festlegung eines Ziels von 7 % für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen (keine Quote) und eines Benchmarks für die Einstellung von Veteranen das alte Sprichwort "Was gemessen wird, wird auch umgesetzt" bestätigt haben. Da sich beide Verordnungen dem einjährigen Jubiläum nähern, wird die Landschaft für Bundesauftragnehmer immer klarer, um zu verstehen, wie sie diese neuen Gesetze einhalten können.
Wie passend, dass auf der diesjährigen ILG-Konferenz, auf der wir gemeinsam den 50. Jahrestag der Verabschiedung des bahnbrechenden Bürgerrechtsgesetzes feierten, so viele bewährte Verfahren für die Einstellung und Bindung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen vorgestellt wurden! Werfen wir einen Blick zurück auf das vergangene Jahr seit der Verabschiedung der Verordnungen am 24. September 2013 anhand der bewährten Verfahren, die auf der diesjährigen Konferenz vorgestellt wurden.
Die Anforderungen
Die Verordnungen zu Section 503 und VEVRAA wurden am 24. März 2014 umgesetzt. Zum ersten Mal haben die Auftragnehmer konkrete Anhaltspunkte für die Messung ihrer Compliance-Bemühungen: die Nutzungsziele nach Section 503 und die Einstellungsrichtwerte für VEVRAA. Es gibt neue Anforderungen an die Datenerfassung in 60-300.44k und 60-741.44k. Wir haben auf der NILG-Konferenz Bedenken und Fragen zu den "Zahlen" gehört. Die OFCCP hört zu und aktualisiert die FAQ zu diesen Punkten. Die Absicht der Verordnungen ist jedoch klar: die Einstellungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen sollen verbessert werden. Diese beiden Gruppen sind in der heutigen Arbeitswelt extrem unterrepräsentiert und werden nur unzureichend eingesetzt; ihre Arbeitslosenquote ist doppelt so hoch wie die der gleichen Gruppe ohne Behinderungen und zwei Prozentpunkte höher als die der Nicht-Veteranen.
Das Ziel sollte nicht sein, unter dem Radar durchzuschlüpfen oder seine Zahlen so gut zu machen, dass sie nicht entdeckt werden. Das ist nicht der Zweck der Verordnungen. Denken Sie daran, dass es kein Verstoß ist, wenn ein Auftragnehmer die Ziele und/oder Einstellungsrichtwerte nicht erreicht. Vielmehr ist es ein Verstoß, wenn er es nicht versucht.
Die Anforderung in 60-300.5(a)2, alle offenen Stellen im Employment Service Delivery System (ESDS) aufzuführen, hat sich nicht geändert. Was sich geändert hat, ist, dass die Auftragnehmer, um die Anforderung der Auflistung zu erfüllen, Informationen über die freie Stelle in jeder vom ESDS erlaubten Art und Weise und in jedem Format bereitstellen müssen. Dies hilft dem ESDS bei der rechtzeitigen Vermittlung von geschützten Veteranen. Eine weitere neue Anforderung ist, dass die Auftragnehmer den Namen und den Standort des einstellenden Beamten angeben müssen. Wenn die Auftragnehmer jedoch Dritte für die Auflistung ihrer offenen Stellen nutzen, müssen sie die Kontaktinformationen dieses Drittanbieters angeben. Mit diesen spezifischen Anforderungen soll sichergestellt werden, dass Informationen über offene Stellen so schnell wie möglich zur Verfügung gestellt werden und dass die Informationen korrekt sind.
Neu ist auch die Forderung nach einer Aufforderung vor der Einstellung, sich freiwillig als Person mit einer Behinderung oder als geschützter Veteran zu erkennen zu geben. Die OFCCP hat Verständnis dafür, dass Bewerber in der Phase vor der Einstellung möglicherweise keine Behinderung angeben und stattdessen abwarten und ihre Behinderung erst nach der Einstellung oder später während der Beschäftigung offenlegen. OFCCP ist sich auch bewusst, dass eine Person, die jetzt keine Behinderung hat, später behindert werden kann. Die Hoffnung besteht darin, die Einstellung am Arbeitsplatz zu ändern, so dass sich künftige Bewerber und Mitarbeiter während des gesamten Auswahl- und Einstellungsverfahrens sicher fühlen, ihre Behinderung offenzulegen. Dies wird in 60-741.42(c) bekräftigt, in dem eine regelmäßige Befragung der Beschäftigten gefordert wird. Auch dies erfordert einen Kulturwandel in der Belegschaft, und proaktive Bundesauftragnehmer werden dieses Instrument nutzen, um ein integrativeres Arbeitsumfeld zu fördern.
Nach den neuen Vorschriften sind die Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, angemessene Aufklärungs- und positive Einstellungsmaßnahmen zu ergreifen. Der Umfang der Maßnahmen richtet sich nach der Größe und den Ressourcen des Auftragnehmers und danach, inwieweit die bestehenden Praktiken geeignet sind, Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen einzustellen und zu vermitteln. Dies ist nichts Neues. Neu ist, dass die Bundesauftragnehmer verpflichtet sind, die Wirksamkeit ihrer aufsuchenden und positiven Einstellungsbemühungen zu dokumentieren und zu bewerten. Wichtig ist dabei, dass man Änderungen vornimmt, wenn die eigenen Maßnahmen nicht die gewünschten Ergebnisse bringen.
Die Anforderung der Datenerhebung unter 60-300.44(k) und 60-741.44(k) ist neu. Das Fehlen von Daten machte es einem Auftragnehmer unmöglich, die Verfügbarkeit von Personen mit Behinderungen und geschützten Veteranen zu bewerten. Die Anforderungen unter 44(k) sollen den Auftragnehmern dabei helfen, ihre Bemühungen zur Kontaktaufnahme und Rekrutierung zu evaluieren und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.
Bewährte Praktiken
Bundesauftragnehmer, Anwälte, Berater und Regierungsbeamte trafen sich im August auf der jährlichen NILG-Konferenz, um Tipps für die Einhaltung von Vorschriften und bewährte Verfahren auszutauschen, damit sie bei der Einstellung und Bindung von Menschen mit Behinderungen und geschützten Veteranen eine Vorreiterrolle spielen. In einer Sitzung sprachen Mitglieder der ILG aus St. Louis über "umgekehrte Karrieremessen", bei denen sich Bundesauftragnehmer mit kommunalen Organisationen treffen und austauschen. Diese Messen ermöglichen es den Auftragnehmern, sich persönlich mit verschiedenen Organisationen zu treffen und ihre Rekrutierungsbemühungen auf Organisationen zu konzentrieren, die wahrscheinlich qualifizierte Kandidaten für Stellen vermitteln können. Ein Redner auf der Konferenz schlug vor, dass es viel produktiver wäre, einige wenige sinnvolle Beziehungen zu Behinderten- und Veteranenorganisationen aufzubauen, als 100 Briefe an Organisationen zu verschicken, die man nicht kennt, und ihnen zu sagen, dass man ein EEO-Arbeitgeber ist. Ein praktischer Vorschlag für eine effektive Kontaktaufnahme bestand darin, den örtlichen Veteranenvertreter der staatlichen Arbeitsagentur und den Unternehmensvertreter der staatlichen Agentur für berufliche Rehabilitation zu kontaktieren und sie in Ihren Betrieb einzuladen, damit sie sich ein Bild von der Art der Arbeitsplätze, den erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie der Unternehmenskultur machen können. Wenn Sie an einer "umgekehrten Jobmesse" teilnehmen, wie sie von der St. Louis ILG veranstaltet wird, sollten Sie nachfassen und die Organisationen, die für Ihren Personalbedarf in Frage kommen, zu einem Besuch in Ihrem Betrieb einladen. Wir ermutigen Auftragnehmer auch dazu, sich an lokale Praktikantenprogramme von Hochschulen und Universitäten zu wenden, insbesondere an solche, die sich an Frauen, farbige Studenten und Studenten mit Behinderungen wenden. Praktika sind eine hervorragende Möglichkeit, talentierte Studenten zu identifizieren, zu fördern und für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Affinitätsgruppen sind nach wie vor ein zuverlässiges Instrument, um Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund zu halten und zu fördern.
Die diesjährige Konferenz enthielt mehrere gute Ideen und nützliche Informationen darüber, wie man ein integratives Arbeitsumfeld schaffen und die Offenlegung von Behinderungen fördern kann. Mehrere Referenten sprachen über die Nutzung von Affinitäts- und Mitarbeiter-Ressourcengruppen (ERS), um Beiträge und Ideen zu Richtlinien und Verfahren zu erhalten, die sich auf Menschen mit Behinderungen auswirken können. Es gibt eine ganze Reihe von Forschungsergebnissen, die Ihnen bei der Suche nach effektiven Wegen zur Förderung der Integration helfen können. Eine Studie der Cornell University, IRL School, Employment and Disability Institute, untersuchte wichtige Faktoren, die Menschen mit Behinderungen in Betracht ziehen, bevor sie ihrem Arbeitgeber eine Behinderung mitteilen.1 Der Studie zufolge waren die beiden wichtigsten Faktoren die Notwendigkeit einer Anpassung und eine unterstützende Beziehung zum Vorgesetzten. Dies sollte deutlich machen, warum es so wichtig ist, die Schulung von Führungskräften und Vorgesetzten an vorderster Front zu fördern.
An zweiter Stelle standen ein behindertenfreundlicher Arbeitsplatz und ein aktiver Plan zur Einstellung von Behinderten. Auf der anderen Seite waren die Hauptgründe, warum ein Arbeitnehmer mit einer Behinderung beschloss, seine Behinderung NICHT offenzulegen, das Risiko, entlassen oder nicht eingestellt zu werden, und die Sorge, der Arbeitgeber könnte sich auf die Behinderung konzentrieren. Dieses Wissen gibt den Arbeitgebern die Informationen, die sie benötigen, um wirksame Schulungen für Manager und Vorgesetzte sowie für Personalverantwortliche zu entwickeln und ein integratives Umfeld zu schaffen. Wenn Sie eine ERS-Gruppe für Behinderte haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese Art von Informationen mit ihnen zu teilen und ihre Fähigkeiten zu nutzen, um Schulungen zu entwickeln, die die Integration in Ihrem Unternehmen fördern.
Eine der häufigsten Befürchtungen, die wir von Arbeitgebern gehört haben, ist, dass die Schaffung eines integrativen Umfelds zu mehr Anträgen auf Anpassung führen könnte, die zu kostspielig sind. Die Forschungsdaten zeigen jedoch, dass dies nicht und es ist einer der größten Mythen, die es gibt. Das Job Accommodation Network (JAN), ein Dienst des Office of Disability Employment Policy (ODEP) des US-Arbeitsministeriums, führte zwischen 2004 und 2013 in Zusammenarbeit mit der University of Iowa und der West Virginia University eine Studie durch.2 Im Rahmen dieser Studie wurden fast 2.000 Arbeitgeber in einer Vielzahl von Branchen befragt, und es wurde festgestellt, dass fast 60 % der angebotenen Anpassungen nichts kosten und die verbleibenden Anpassungen im Durchschnitt etwa 500 US-Dollar kosten. Dies sollte Arbeitgebern die Gewissheit geben, dass es nicht teuer ist, das Richtige zu tun (und das Gesetz zu befolgen). Wie die Direktorin der ODEP, Kathy Martinez, auf der Konferenz sagte, müssen wir irgendwann aufhören, darüber zu reden, etwas zu tun, und zur Tat schreiten". Die auf der Konferenz erörterten bewährten Verfahren und die verfügbaren Forschungsdaten geben den Auftragnehmern auf Bundesebene den Fahrplan, die Informationen und die Instrumente an die Hand, um genau das zu tun.
Während der Plenarsitzung der OFCCP-Führung auf der Konferenz äußerten mehrere Teilnehmer Bedenken zu den neuen Vorschriften. Auch wenn die OFCCP nicht mit allen Vorschlägen und Rückmeldungen einverstanden ist, die wir von Vertretern der Bundesauftragnehmer erhalten, zeigt diese Art des aktiven Zuhörens den Auftragnehmern, was sie von der Behörde erwarten können. Behalten Sie die häufig gestellten Fragen auf den OFCCP-Seiten zu Abschnitt 503 und VEVRAA im Auge, um in Kürze Hinweise zur Dokumentation der Einhaltung des von der OMB genehmigten Formulars und andere wichtige Themen zu erhalten!
Denken Sie daran: Aktuelle Informationen, Ressourcen und Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie unter den folgenden Links:
Section 503 Final Rule: http://www.dol.gov/ofccp/503rule
VEVRAA-Abschlussvorschrift: http://www.dol.gov/ofccp/vevraarule
1. von Schrader, S., Malzer, V., Erickson, W., & Bruyère , S. (2011). Neue Beschäftigungsfragen für Menschen mit Behinderungen: Disability disclosure, leave as a reasonable accommodation, use of job applicant screeners. Report of a Cornell/AAPD Survey. Ithaca, NY: Cornell University Employment and Disability Institute. http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/edicollect/1288/
2. Job Accommodation Network, Accommodation and Compliance Series, Workplace Accommodations: Low Cost, High Impact, jährlich aktualisierte Forschungsergebnisse zu Kosten und Nutzen von Arbeitsplatzanpassungen, aktualisiert am 09/01/13. http://askjan.org/media/lowcosthighimpact.html
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
