COVID-19 übertrifft GRC-Erwartungen

Für Unternehmen auf der ganzen Welt und ihre GRC-Teams änderte COVID viele dieser Pläne, da die Mitarbeiter begannen, in großem Umfang und dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten. Für GRC-Manager wurde es wichtig zu verstehen, wo sich ihre Mitarbeiter außerhalb des Büros aufhielten und wie sie arbeiteten.

Die GRC-Teams konzentrierten sich darauf, sicherzustellen, dass die bürogestützten Systeme und Prozesse auch bei Heimarbeit weiterhin wie erforderlich funktionieren. Die kritischen Punkte für sie und das Unternehmen waren die Aufrechterhaltung von Transparenz, Überprüfbarkeit und Effizienz.

Nach dem Ausbruch der Pandemie hat sich der Schwerpunkt vieler GRC-Bemühungen im Jahr 2020 darauf verlagert, die Digitalisierung vieler papierbasierter und manueller Prozesse zu unterstützen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist zwar weit verbreitet, doch die Verwendung fehleranfälliger manueller Prozesse - sowohl auf Papier als auch elektronisch - ist nach wie vor ein Merkmal von Unternehmen aller Größenordnungen.

Während eine stärkere Automatisierung oft in den 3-Jahres-Plänen vieler Unternehmen auftaucht, hat COVID sie gezwungen, diese Bemühungen neu zu priorisieren. Jetzt ersetzen sie manuelle Prozesse durch digitale Prozesse, indem sie entweder informelle Systeme nutzen oder sie vollständig automatisieren.

Wie lauten also die Prognosen für 2021?

Es gibt einige hervorragende Nachrichten am Horizont, da die Impfstoffe rasch in den Handel kommen und die Tests in einem noch nie dagewesenen Umfang fortgesetzt werden.

Die Herausforderungen, die die Arbeit in einer COVID-dominierten Welt mit sich bringt, werden jedoch auch im Jahr 2021 noch bestehen.

Die Erwartungen an Arbeitspraktiken haben sich dauerhaft geändert. Gemischte Arbeitsformen werden zur Norm, weil die Arbeitnehmer eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wünschen und die Regierungen Staus und Umweltverschmutzung verringern wollen.

Ich glaube, dass dies im Jahr 2021 zu fünf grundlegenden Veränderungen führen wird:

Papier wird NICHT wiederkommen

Manuelle Prozesse können in einer hybriden Umgebung nicht funktionieren, und Unternehmen müssen sich weiterhin auf die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentrieren, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen, bis 2021 und darüber hinaus von zu Hause aus und im Büro zu arbeiten.

Vertrauen, aber nachprüfen

Die COVID-Pandemie hat gezeigt, dass die Mitarbeiter ihre Kerngeschäftsprozesse verstanden haben und dass man darauf vertrauen kann, dass sie sie einhalten. Aber Aktionäre, Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden benötigen dennoch Transparenz, um die Endergebnisse überprüfen zu können. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern, dem Management und den Anteilseignern leicht, indem Sie die Automatisierung nutzen, um Transparenz und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten, damit sich Ihre Mitarbeiter auf den Kunden konzentrieren können.

Formalisieren Sie Ihre informellen Prozesse

Alle nutzten Tabellenkalkulationen, E-Mails, gemeinsam genutzte Laufwerke und Dropbox-Konten, um im März und April 2020 alles zum Laufen zu bringen. Die Notwendigkeit von Verwaltungskontrollen, Überprüfbarkeit und Transparenz bedeutet, dass diese Ad-hoc-Lösungen durch formale Anwendungen ersetzt werden müssen, die den Anforderungen der überarbeiteten Mitarbeiter, des Managements und der Beteiligten entsprechen.

Einfaches Wechseln, schnelles Wechseln

Ein Vorteil der Heimarbeit besteht darin, dass das Management nun einen viel besseren Überblick über diese informellen Prozesse hat und weiß, wo die Lücken bei deren Verwaltung liegen. Wie auch immer Sie diese Probleme angehen, nutzen Sie zum Nutzen Ihrer Mitarbeiter, des Managements und der Aufsichtsbehörden schnell umsetzbare und einfach zu bedienende Tools, um die Lücken zu schließen, von denen Sie jetzt wissen, dass sie bestehen.

Sicherstellen, dass Ihre Lieferkette Ihrem Beispiel folgt

Ihre Lieferkette steht vor ähnlichen Herausforderungen wie Sie. Wenden Sie die gleiche Transparenz und Überprüfbarkeit auf sie an, um sicherzustellen, dass sie im Gleichschritt mit Ihnen und der Ausrichtung Ihres Unternehmens bleiben.

Eine zusätzliche Vorhersage: Wissen, was Ihr Regulierer jetzt braucht

Die Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer werden 2020 nicht weniger genau hinschauen, obwohl sie Verständnis für die Herausforderungen haben, mit denen alle konfrontiert waren. Sie werden von den Unternehmen erwarten, dass sie ihre Anstrengungen verstärken, damit die von ihnen geforderten Standards für Transparenz und Überprüfbarkeit auch in einem hybriden Arbeitsumfeld eingehalten werden.

Welche Möglichkeiten haben Sie also?

Zeit-, Ressourcen- und Budgetbeschränkungen zwingen die Unternehmen dazu, ihre bestehenden GRC-Systeme durch Lösungen zu ergänzen, die spezifische Probleme angehen. Die Begeisterung, manuelle und halbautomatische Prozesse vollständig durch große Unternehmensanwendungen zu ersetzen, ist gering.

Um im Jahr 2021 erfolgreich zu sein, benötigen Unternehmen eine GRC-Software, mit der sie ihr Risiko- und Compliance-Profil kontrollieren und gleichzeitig ihre weit verteilten Mitarbeiter unterstützen können. Eine Kombination aus effektiver Richtliniendefinition, automatischer Richtliniendurchsetzung - unter Verwendung einer EUC-Management-Plattform - und automatischer Berichterstattung wird helfen das Spiel zu verbessern jeder Organisation.