7 abschreckende Fragen und Aussagen, die Ihre Rechtsabteilung im Oktober - und bis weit ins neue Jahr hinein - aus der Bahn werfen könnten, wenn Sie jetzt nicht die Weichen stellen.
"Wir werden geprüft / untersucht / verklagt"
Sobald Ihr Unternehmen von einer bevorstehenden Untersuchung oder einem möglichen Rechtsstreit erfährt, ist es verpflichtet, alle Mitarbeiter oder Beteiligten über ihre Verantwortung für die Aufbewahrung relevanter Daten, Dokumente, Fälle und Aufzeichnungen zu informieren. Wenn Sie dies rechtzeitig tun (und so die Zerstörung oder Veränderung von Beweismaterial verhindern), kann dies für den Ausgang Ihres Verfahrens entscheidend sein.
Die Benachrichtigung aller Mitarbeiter und Stakeholder beinhaltet in der Regel die Herausgabe einer "Litigation Hold"-Benachrichtigung oder eine vorübergehende Aussetzung der Richtlinien zur Vernichtung elektronischer oder Papierdokumente eines Unternehmens, die für einen neuen oder bevorstehenden Rechtsfall relevant sein könnten. Wenn dies manuell geschieht, kann dies kostspielig und zeitaufwändig sein und Ihr Unternehmen Unstimmigkeiten aussetzen, die später zu Risiken führen. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Kündigung (und die Bescheinigung des Mitarbeiters, die Kündigung erhalten zu haben) vertretbar und nachvollziehbar ist? Wie halten Sie die erforderlichen Erinnerungen und Dokumentationen aufrecht?
Die Antwort ist ein automatisiertes, rationalisiertes Legal Hold System, das:
- Verwandelt arbeitsintensive, manuell verwaltete Tabellen in digitale Bestände, die in einer zentralen Datenbank aufbewahrt werden, die für die Offenlegung leicht zugänglich ist
Stellt die Entsorgung relevanter Daten bei anhängigen Rechtsstreitigkeiten automatisch ein
Ermöglicht die automatische Nachverfolgung des rechtlichen Sperrstatus und des Engagements des Verwahrers
Macht die Ergebnisse sofort berichtspflichtig für unmittelbare, zuverlässige Einblicke in die Compliance
Benötigen Sie eine bessere Antwort auf die Frage der Rechnungsprüfung/des Rechtsstreits vor 2024? Unser Team ist hier, um zu helfen.
"Wir haben einen Fehler gefunden"
Wir müssen Sie wahrscheinlich nicht daran erinnern, dass Fehler kostspielig sind - aber im Geiste der Jahreszeit tun wir es trotzdem. Erinnern Sie sich an den "Londoner Wal" von JPMorgan Chase, der zum Teil auf Fehler in der Kalkulationstabelle zurückzuführen ist? Das war ein Verlust von über 6 Milliarden Dollar, und sie arbeiten immer noch daran, die Auswirkungen auf ihren Ruf zu beseitigen.
Wenn man bedenkt, dass fast 9 von 10 Tabellenkalkulationen (88 %) Fehler enthalten, ist es sehr wahrscheinlich, dass auch Sie irgendwann in Ihrem Berufsleben mit diesem Problem konfrontiert werden. Es sei denn, Sie bemühen sich proaktiv darum, den manuellen Einfluss auf Ihre Daten zu reduzieren, um die Konsistenz, Zuverlässigkeit und Genauigkeit zu verbessern.
Eine Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen kann Ihnen helfen, menschliche Fehler gänzlich zu vermeiden. Sie legen den logischen Ablauf fest, der jede Phase zur nächsten Aktion führt. Intelligente Routing-Technologie kümmert sich um die Details wie rechtzeitige Lieferung, genaue Versionskontrolle und Aktivitätsverfolgung. Jedes Mal. Und mit einer Lösung, die ohne Code auskommt, können Sie Ihren Workflow mit Echtzeit-Zusammenarbeit, bedingtem Routing und Integrationen in Ihr bestehendes Ökosystem konfigurieren (alles ohne eine einzige Zeile Code), um selbst komplexe Prozesse zu optimieren, ohne jemals die IT-Abteilung einzuschalten.
"Ich kann den unterschriebenen Vertrag nicht finden / Wo ist der Vertrag"
*schluck* Befindet sich die Datei auf Ihrem freigegebenen Laufwerk, in einer E-Mail oder in einem Firmenordner? Moment, ist es Version "1.1" oder "1.1w/edits"?
Wir alle kennen die Frustration (und die Panik), wenn wir nicht auf die benötigten Informationen zugreifen können, wenn wir sie brauchen - und wir haben bereits bewiesen, dass die Folgen eines Fehlers sehr kostspielig sein können. Was Sie brauchen, ist ein zentrales Repository für alle Ihre Daten und Dokumente, komplett mit robuster Versionskontrolle und konfigurierbaren Berechtigungen, damit Ihre geschützten Daten sicher sind.
Entscheiden Sie sich für eine Technologie, die Ihnen dabei hilft, eine einzige Quelle der organisatorischen Wahrheit zu schaffen, wie z. B. ein Vorgangsverwaltungssystem, das Vorgänge und Aufgaben in umsetzbare Berichte und Dashboards umwandeln kann, die Ihre Abteilungsleiter auf dem Laufenden halten.
"Der Vorstand/ELT ist besorgt über die Effizienz der Rechtsabteilung".
Sie kennen den Satz "mit weniger mehr erreichen", aber ist das Ziel tatsächlich, mehr Arbeit zu erledigen, oder ist es, mit strategischem Einsatz von Zeit und Ressourcen mehr zu erreichen?
Auch hier kommt wieder die Workflow-Automatisierung ins Spiel, die Sie bei der Rationalisierung umfangreicher, sich wiederholender Aufgaben unterstützt - aber nur bis zu einem bestimmten Punkt. Wenn jede Minute zählt, um die vierteljährlichen und jährlichen Ziele zu erreichen, werden nur die Teams als strategische Geschäftspartner angesehen, die ihre Ergebnisse effektiv quantifizieren, messen und darüber berichten können. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihre Prozesse verbessern und Analysen und Berichte erstellen, die den ROI nachweisen, künftige Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen und als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen.
Zum Beispiel: Verfügen Sie über die richtigen Daten, um das Arbeitsvolumen aufzuzeigen und die Zuteilung zu bestimmen? Wissen Sie, wie lange Standardprozesse (wie NDAs, Lieferanten- und Vertriebsvereinbarungen und Konfliktverzichtserklärungen) in der Regel dauern und wie viel Zeit Sie sparen könnten? Haben Sie genügend Transparenz, um Engpässe zu erkennen (und die Ressourcen, um sie zu beseitigen)?
"Es gibt bald eine neue Verordnung, die sich auf die Rechtsabteilung auswirken wird.
Von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zur Sicherheit am Arbeitsplatz bis hin zu Meldepflichten im Bereich der Cybersicherheit gibt es gefühlt jeden Tag eine neue Verordnung oder Aktualisierung. Und jede von ihnen kann sich jederzeit auf Ihre Strategie zur Richtlinienverwaltung auswirken. Ähnlich wie bei einem Audit oder einem Rechtsstreit kann es ohne einen zentralen Ort, an dem alle Nachweise gespeichert sind, die Sie benötigen, um die Einhaltung der Vorschriften vom ersten Tag an zu beweisen, schwierig sein, diese vor Gericht zu bestätigen.
Wenn es darum geht, auf dem Laufenden zu bleiben und die Vorschriften einzuhalten, die Ihre Abteilung betreffen, ist es hilfreich, einen Überblick über die Arbeitsabläufe zu haben, um sicherzustellen, dass die richtigen Richtlinien umgesetzt, aktualisiert und ordnungsgemäß gespeichert werden.
"Wir müssen die Ausgaben für unsere Rechtsabteilung sofort neu bewerten und kürzen".
OK - aber wo sollen wir anfangen? Manuelles Durchgehen von Rechnungs- und Positionsdaten ist eine Möglichkeit (für die niemand Zeit hat). Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz der richtigen Plattform für Ausgabenmanagement und -analyse, die Ihnen helfen kann:
- Durchsetzung von Budgets mit Alarmen und Erinnerungen - ob nach Zeiträumen, Phasen oder Aufgaben
- Überwachen Sie sie über ein zentrales, konfigurierbares Portal, um Anfragen an Lieferanten zu reduzieren, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
- Zugriff auf Metriken, die Ihnen helfen, genaue Prognosen zu erstellen und einen erstklassigen Wert zu schaffen
- Erfassen Sie auch differenzierte, nicht konforme Rechnungsposten und erhalten Sie so ein vollständiges Bild Ihrer Rechtsausgaben.
- Sparen Sie Zeit bei der Rechnungsprüfung
"Jemand hat gegen eine Richtlinie verstoßen"
Wenn jemand in Ihrem Unternehmen gegen die Vorschriften verstößt, kann es ein langwieriger Prozess sein, zu beweisen, dass Sie nicht schuld sind - es sei denn, der Betreffende hat unterschrieben und bestätigt, dass er Ihre Unternehmensrichtlinien gelesen hat und für deren Einhaltung verantwortlich ist.
Aber wie wir bereits erwähnt haben, kann das Verfassen, Verteilen und Erfassen von Bescheinigungen mit herkömmlichen Mitteln kostspielig und zeitaufwändig sein. Und wenn Richtlinien schnell überarbeitet werden müssen, für weit verzweigte Belegschaften? Manuelle Prozesse sind dann überflüssig. Die Antwort ist die Automatisierung der Richtlinienverwaltung, die Ineffizienz und Verzögerung durch Präzision, Flexibilität und Schnelligkeit ersetzt.
Weitere Ressourcen für die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens:
- Navigieren durch modernes Enterprise Legal Management (ELM): 5 unverzichtbare Funktionen
- Ramping Up Your Legal Operations Team: Ihre Checkliste für Plan, Prozess und Technologie
- Der ROI von Legal Hold Software (und die Risiken, wenn man sie nicht hat)
- No-Code vs. Code-arme Automatisierung: Wie man den Unterschied erkennt
- Legal Hold 101: Umwandlung einer verwirrenden Vorschrift in ein rationalisiertes Verfahren
Überwinden Sie isolierte Arbeitsweisen, automatisieren und konsolidieren Sie Kerngeschäftsprozesse und steigern Sie die Produktivität.
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