Ein einfaches, vertretbares und kohärentes Verfahren für den rechtlichen Einhalt - endlich.
Ein einfaches, vertretbares und kohärentes Verfahren für den rechtlichen Einhalt - endlich.

Legal Hold 101: Umwandlung einer verwirrenden Vorschrift in ein rationalisiertes Verfahren

Emily Bogin |

Ein einfaches, vertretbares und kohärentes Verfahren für den rechtlichen Einhalt - endlich. 

Wenn Ihr Unternehmen mit einem Rechtsstreit rechnet oder damit konfrontiert wird, muss es sicherstellen, dass alle Daten und Informationen im Zusammenhang mit dem potenziellen Prozess aufbewahrt werden. Aber wie können Sie dies effektiv tun, und was steht auf dem Spiel, wenn Sie es nicht tun? Lassen Sie uns eintauchen.

Was ist ein rechtlicher Halt?

A Legal Hold ist das Standarddokument, das von der internen Rechtsabteilung eines Unternehmens erstellt wird, das mit einem Rechtsstreit, einer behördlichen Untersuchung oder einer Prüfung konfrontiert ist. In dem Dokument werden die Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens (oder sogar der staatlichen Organisation) über den zu erwartenden Rechtsstreit informiert und ihre Verpflichtung zur Aufbewahrung aller relevanten Informationen, Dokumente, Daten und Aufzeichnungen dargelegt.

Die Aushändigung des Sperrvermerks ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, dass alle zugehörigen Daten und Dateien (unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch gespeichert sind) weder geändert noch gelöscht werden können. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Beweise für die Offenlegung vor einem Rechtsstreit zur Verfügung stehen.

Was steht bei Ihrem Rechtsbehelfsverfahren auf dem Spiel?

Wenn Daten gelöscht werden, die sonst für einen Rechtsstreit relevant wären, werden diese nicht mehr verfügbaren Daten zu Ihren Ungunsten ausgelegt. Darüber hinaus könnte Ihr Unternehmen mit rechtlichen Konsequenzen konfrontiert werden, z. B. mit hohen Geldstrafen, der Erstattung der Prozesskosten des Gegners oder Rückschlüssen auf die Partei, die ihren Offenlegungspflichten nicht nachgekommen ist. In der Rechtssache Knickerbocker et al. vs. Corinthian Collegesbeispielsweise wurden die Colleges zu einer Strafe von 25.000 Dollar verurteilt, und ihr Rechtsbeistand musste zusätzlich 10.000 Dollar zahlen.

Die Zeit ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind, das gerichtliche Halteverfahren zu bewältigen, werden Sie nur langsam reagieren. Dies kann das Verfahren in die Länge ziehen und die Kosten in die Höhe treiben. Wenn Sie außerdem die betroffenen Mitarbeiter nicht schnell ermitteln und benachrichtigen, besteht die Möglichkeit, dass ein wichtiges Dokument gelöscht wird.

Wie können Sie Ihr juristisches Halteverfahren erfolgreich gestalten?

Wie stellt Ihr Unternehmen sicher, dass alle relevanten Dokumente unverändert bleiben, wenn es den Verdacht hat, dass es zu einem Rechtsstreit kommen könnte? Es scheint einfach zu sein, aber es gibt viel Raum für Fehler, wenn Sie nicht über eine Legal-Hold-Strategie (und unterstützende Software) verfügen - lange bevor es akut notwendig wird). Eine integrierte Legal Hold-Lösung und eine erfolgreiche Legal Hold-Strategierategie ermöglicht es Ihnen,:

  • Identifizieren Sie alle Verwahrer und legen Sie neue an, wenn sie für den Fall relevant werden.
  • Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen senden 
  • Zentraler Einblick in den Status von Legal Hold 

Relevante Daten und Dokumente können über eine Reihe von Personen und Systemen, über mehrere Abteilungen oder verschiedene Standorte verstreut sein. Das macht die praktische, manuelle Einhaltung der Vorschriften unglaublich schwierig und kostspielig. Mit der richtigen Legal-Hold-Lösung können Sie Ihre Dokumente und Daten zentralisieren und mit internen Systemen integrieren, um potenzielle Verwahrer anhand aktueller Mitarbeiterdaten schnell zu identifizieren. 

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Die SaaS-Lösung für das End-to-End-Management von juristischen Übergabeprozessen.