Due-Diligence-Prüfung durch Dritte
Herausforderung
Entwicklung einer Lösung für das Onboarding neuer Lieferanten, die sicherstellt, dass die relevanten Informationen erfasst, weitergeleitet, geprüft und von allen erforderlichen Parteien, einschließlich der Rechtsabteilung, genehmigt werden.
Lösung
- Mithilfe eines Selbstbedienungs-Onlineportals mit standardisierten Formularen können Mitarbeiter, die einen neuen Lieferanten einführen möchten, mit einem Minimum an Fehlern oder Verzögerungen durch den Onboarding-Prozess geführt werden.
- Die Online-Formulare können leicht so konfiguriert werden, dass sie alle Informationen erfassen, die für die Zulassung eines Lieferanten erforderlich sind, einschließlich der Erfassung von Dokumenten wie z. B. einer W9.
- Sobald ein Antrag auf die Aufnahme eines Anbieters gestellt wurde, wird er zur Prüfung an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
- Benachrichtigungen und Warnungen können an Prozessbeteiligte und Stakeholder zu vorher festgelegten Zeitpunkten während des Aufnahmeprozesses gesendet werden. Wenn beispielsweise die Rechtsabteilung den Lieferanten genehmigt hat, kann automatisch eine Benachrichtigung an die Kreditorenbuchhaltung gesendet werden, um den Lieferanten dem System hinzuzufügen.
- Die Benutzer haben einen vollständigen Überblick über den Prozess und können sich jederzeit in das System einloggen, um zu sehen, wo der Onboarding-Antrag steht.
- Die Nachverfolgung und Prüfung des Antrags- und Erledigungsprozesses ist automatisiert und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften.
Vorteile
- Due-Diligence- und Onboarding-Anträge werden wesentlich schneller eingereicht und bearbeitet, wobei Fehler, Verzögerungen und Kosten minimiert werden.
- Dank zentraler Nachverfolgung und Berichterstattung haben Manager in Echtzeit einen Überblick über alle Onboarding-Anfragen von Lieferanten.
- Selbstbedienungsformulare ermöglichen einen schnellen und standardisierten Prozess zur Aufnahme von Anträgen, wodurch Fehler und Verschwendung vermieden werden.
- Die Prozessbeschleunigung verbessert die Agilität und Reaktionsfähigkeit der Beteiligten.
- Die Echtzeit-Überwachung ermöglicht eine Leistungsanalyse und Verbesserung des gesamten Prozesses.
- Steigert die Effizienz, die Verantwortlichkeit und die Benutzerfreundlichkeit für die Beteiligten und Geschäftspartner.