Major League Baseball

Über die Organisation

Ein Major League Baseball-Team aus dem Mittleren Westen ist seit über einem Jahrhundert eine feste Größe im Profibaseball. Mit ihrem Engagement für Spitzenleistungen auf dem Spielfeld und ihrem sozialen Engagement haben sie aufgrund der Investitionen ihres Teams in die Unternehmenskultur sowohl im Baseball als auch in ihrer Gemeinde für Aufsehen gesorgt.

In der Major League Baseball ist Präzision nicht nur auf dem Spielfeld gefragt – sie ist in jedem Bereich der Organisation unverzichtbar, auch im Personalwesen.

Ein führendes MLB-Team, das sich der Aufrechterhaltung von Spitzenleistungen und Compliance im gesamten Clubhaus verschrieben hat, entschied sich für unsere integrierten Lösungen für Hintergrundüberprüfungen und I-9.

Erfahren Sie, wie sie ihren Einstellungsprozess verbessert, Risiken reduziert und eine nahtlose Compliance sichergestellt haben – und das alles bei vollständiger Integration in ihr HRIS-System Paycor.

Die Herausforderung: Vor Mitratech

Sich der Herausforderung stellen

Mit einem relativ kleinen HR-Team (nur vier Mitarbeiter) hat diese Abteilung das ganze Jahr über viel zu tun. Neben den HR-Aufgaben für den lokalen Verein beschäftigen sie auch mehr als 350 Vollzeitmitarbeiter an verschiedenen Standorten und in verbundenen Vereinen im ganzen Land. Diese vielfältige Belegschaft erfordert ein HR-Team, das sowohl mit den besonderen Anforderungen der Organisation als auch mit den besonderen Rhythmen des Baseballsports bestens vertraut ist.

Die geschäftigste Zeit ist während der Baseball-Pause von Dezember bis Februar, da dann neue Mitarbeiter für die kommende Saison eingestellt werden, darunter Praktikanten, Vollzeitbeschäftigte und Mitarbeiter für Spieltage. Angesichts der geschäftigen Einstellungsphasen und regelmäßigen Hintergrundüberprüfungen stellte das HR-Team fest, dass viel Zeit verschwendet wurde – insbesondere angesichts der Verfügbarkeit von Automatisierungen und Integrationen.

Die Lösung: Umfassende Hintergrundüberprüfung mit Mitratech

Ein perfektes (und regelkonformes) Spiel pitchen

Nachdem das Team es leid war, Zeit mit der manuellen Dateneingabe zu verschwenden, Mitarbeiter- und Neueinstellungsdaten nicht systemübergreifend auszutauschen und die Fehler zu korrigieren, die mit der mühsamen und doppelten Arbeit bei der Einstellung und Einarbeitung einhergingen, wandte es sich an seinen Partner Paycor, um eine bessere Lösung zu finden.

Optimierung der Vorauswahl

Die erste Empfehlung von Paycor war Mitratech AssureHire, eine technologiebasierte Lösung für Hintergrundüberprüfungen. Sie hoben die erheblichen Vorteile der Verwendung von Mitratech hervor, insbesondere für die Verwaltung von Saisonarbeitern. Jetzt können sie ganz einfach Tabellen mit Informationen zu zahlreichen Personen hochladen und Massenhintergrundüberprüfungen durchführen, was im Vergleich zu ihrem früheren manuellen Verfahren eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Automatisierung von HR-Prozessen

Als nächstes stand die Optimierung und Automatisierung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf dem Programm, weshalb man sich für die Form I-9-Compliance-Lösung von Mitratech entschied. Personalverantwortliche kennen die Probleme und Risiken, die mit der manuellen Bearbeitung von Formularen I-9 verbunden sind, nur zu gut. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich eine Schlange von Mitarbeitern vor der Tür bildet oder der Kalender mit Terminen für die Überprüfung von Ausweisdokumenten voll ist – genau das wollte das Team vermeiden.

Die Ergebnisse: Spitzenleistung erreicht

Wochen eingesparte Zeit

Durch den Einsatz der integrierten Lösungen „Background Screening“ und „Tracker I-9“ von Mitratech, die vollständig mit Paycor verbunden sind, konnte das HR-Team unzählige Stunden manueller Dateneingabe und sich wiederholender Verwaltungsarbeit einsparen.

• Die Funktion zum Massen-Upload hat das, was früher wochenlange manuelle „Kopieren-Einfügen“-Arbeit war, in einen optimierten Upload-and-Go-Prozess verwandelt.

• In Spitzenzeiten der Personalbeschaffung – darunter die Einarbeitung von bis zu 900 Saisonmitarbeitern – sparte das Team mehrere Wochen Bearbeitungszeit ein.

Optimierte Abläufe = Schnellere Einarbeitung

Die Automatisierung durch die HR-Technologie von Mitratech führte zu messbaren Effizienzsteigerungen:

• Durch die nahtlose Integration zwischen den Systemen konnte die Personalabteilung Bewerber schneller vom Angebot bis zur Einstellung begleiten, mit weniger Kontaktpunkten und einem geringeren Risiko für Datenfehler.

• Die mobilfreundliche Einarbeitung und automatisierte Compliance-Erinnerungen verbesserten die Kandidatenerfahrung und stellten gleichzeitig die vollständige Compliance sicher.

Das Ergebnis: eine schnellere und genauere Einarbeitung in den kritischsten Phasen der Saison – wodurch das HR-Team wieder Zeit hat, sich auf strategische Initiativen und die Clubhauskultur zu konzentrieren.

Reduziertes Compliance-Risiko

Manuelle I-9-Prozesse und Hintergrundüberprüfungen setzten das Team zuvor potenziellen Compliance-Fehlern aus. Mit Mitratech:

• Integrierte Compliance-Sicherheitsvorkehrungen und automatische Erinnerungen stellten sicher, dass keine Fristen versäumt wurden.

• Automatisierte Workflows für nachteilige Maßnahmen gewährleisteten Konsistenz und Fairness bei allen Einstellungsentscheidungen.

Stärkung der strategischen Wirkung der Personalabteilung

Anstatt Zeit mit der Behebung von Fehlern oder der Erledigung von Papierkram zu verbringen, kann das HR-Team diese gewonnene Zeit nun für höherwertige Tätigkeiten nutzen:

• Unterstützung der internen Mitarbeiter und Akteure innerhalb der gesamten Organisation.

• Förderung von gemeinnützigen und wohltätigen Initiativen, die das Vermächtnis des Teams außerhalb des Spielfelds prägen.