Wie können wir erkennen, inwieweit wir die Richtlinien einhalten?
Die Einhaltung von Richtlinien und letztlich auch von Vorschriften ist entscheidend für den finanziellen Erfolg Ihres Unternehmens. Abgesehen von den offensichtlichen Auswirkungen von Bußgeldern und Strafen gibt es auch betriebliche, rufschädigende und strategische Auswirkungen, wenn Richtlinien nicht befolgt werden.
Die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Unternehmen und bei den Anbietern zu verstehen, stellt eine Reihe von Herausforderungen dar - von der Identifizierung der Anforderungen bis hin zur Bewertung des Grades der Einhaltung der Vorschriften. Eine effektive Softwarelösung kann jedoch die mit diesen Herausforderungen verbundenen Risiken verringern und den gesamten Prozess der Einhaltung von Vorschriften unterstützen.
Der erste Schritt zur Einhaltung der Vorschriften
Sobald Sie die rechtlichen Anforderungen, die strategischen und betrieblichen Richtlinien und die Verfahren zur Minimierung dieser Risiken in Richtlinien festgelegt haben, können Sie sich an die Einhaltung der Vorschriften machen. Für viele bedeutet dies schwer zu verwaltende gemeinsam genutzte Laufwerke oder wiederverwendete Dokumentenverwaltungslösungen, um Richtlinien zu organisieren und zu zentralisieren, sowie Tabellenkalkulationen und andere Dateien zur Unterstützung von Compliance-Tests und umständliche E-Mail-Kommunikation mit sehr eingeschränkter Nachverfolgung oder Nachprüfbarkeit.
Warum manuelle Prozesse ein Deal-Breaker sind
Manuelle Prozesse machen eine ohnehin schon schwierige Aufgabe noch schwieriger. Die Bewertung von Richtlinien im Rahmen von Compliance-Tests kann umständlich sein, und die Nachverfolgung, welche Richtlinien den verschiedenen Vorschriften entsprechen, ist schwierig oder liegt möglicherweise außerhalb des Rahmens der Compliance-Einhaltung. Die Prüfung der Einhaltung von Richtlinien in Tabellenkalkulationen erfordert häufig Besprechungen zwischen Mitarbeitern der ersten Verteidigungslinie und Mitarbeitern der zweiten Verteidigungslinie, mühsame Dateneingaben und zeitaufwändige Datenaggregationsprozesse zur manuellen Erstellung von Berichten.
Wie Automatisierung der Schlüssel zur Rationalisierung Ihrer Compliance-Bemühungen ist
Um die Herausforderungen zu bewältigen, die diese üblichen manuellen Prozesse mit sich bringen, sollten Sie so viele Prozesse wie möglich automatisieren. Halten Sie Ausschau nach Softwarelösungen, die Workflow-Lösungen, integrierte Automatisierungen oder Integrationen bieten, die den Prozess der Datenaggregation so effizient wie möglich gestalten. Darüber hinaus bietet eine Lösung, die eine einzige Wahrheitsquelle bereitstellt, einen unvergleichlichen Einblick in die Bemühungen zur Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen. Die Manager werden in die Lage versetzt, Lücken in der Einhaltung der Richtlinien für das Lieferantenmanagement zu erkennen, und diese Funktionen sollten vollständig konfigurierbar sein, um jede Richtlinie des Unternehmens zu unterstützen.
Lösungen
Um diese grundlegenden Elemente für eine erfolgreiche Einhaltung der Vorschriften zu schaffen , setzen Unternehmen auf hochmoderne Softwarelösungen, um diese potenziellen Risiken kosteneffizient zu minimieren.
Risikomanagement für Anbieter
A vendor risk management software solution like Mitratech TPRM (Prevalent) helps your company gain visibility into risk factors within your vendor network or supply chain, allowing you to mitigate problems before they occur and cause damage to your operations or enterprise.
Verwaltung der Politik
Eine Lösung zur Verwaltung von Richtlinien wie PolicyHub von Mitratech spart Zeit und verbessert die Effizienz. Sie unterstützt die effektive Verwaltung von Richtlinien durch Automatisierung und Rationalisierung der damit verbundenen Prozesse und beseitigt die damit verbundenen Komplexitäten und Fehler. So können Sie ein ethisches und vertretbares Compliance-Programm aufbauen.
Risikomanagement im Unternehmen
Um einen echten Einblick in die Risiken zu erhalten, die Ihr Unternehmen bedrohen, ist eine Lösung der nächsten Generation für das Management von Unternehmensrisiken wie EnterpriseInsightTM erforderlich, die die Risiken aus dem gesamten Unternehmen mit beispielloser Leichtigkeit und Transparenz zusammenfasst.
Management der Einhaltung von Vorschriften und Verpflichtungen
Eine Lösung für das Management von Compliance und Verpflichtungen, wie das CMO-Angebot von Mitratech, nutzt eine einfache, intuitive Schnittstelle, um Mitarbeitern und Prüfern die Möglichkeit zu geben, bei der Verwaltung von Vorfällen und Audits proaktiv vorzugehen, einschließlich der Verpflichtungen nach der Volcker-Regel, Kontrollen, Untersuchungen und der Meldung von Verstößen. Sie können Vorfälle einfach melden, Ihre Verpflichtungen verstehen und Ihre Compliance-Leistung kontinuierlich verbessern.
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Eine erstklassige Lösung zur Workflow-Automatisierung wie TAP von Mitratech ist einfach einzuführen und zu nutzen und bietet einen nahezu sofortigen ROI, da sie die Anpassung von Formularen und Prozessen ermöglicht, Fehler reduziert, Arbeitsabläufe beschleunigt, die Zusammenarbeit fördert und eine automatisierte Archivierung sowie die Integration von elektronischen Unterschriften ermöglicht.
